Bij Aviapartner krijgt SAS Financial Management … een operationele rol!

Met zo’n 400 luchtvaartmaatschappijen als klant is Aviapartner actief op 28 luchthavens in vijf landen en verwerkt het bijna 30.000 vluchten en 33 miljoen passagiers per jaar met hun bagage.

“Het bedrijf startte een halve eeuw geleden met een handvol mensen en werd -tot in 2006- door zijn stichter als een familiebedrijf geleid, vertelt Jacques Aendekerk, Vice President Information Technology, Aviapartner. De onderneming, die vandaag in handen is van een kapitaalgroep, was genoodzaakt om haar operaties in financiële termen uit te drukken, om zichzelf de mogelijkheid te bieden de waarde van elk van haar operaties nauwkeurig te evalueren. Ze moest bijvoorbeeld kunnen bepalen wat de impact was van een tussenlanding, de behandeling van de bagage of de push out van een vliegtuig. De noodzaak was des te groter doordat de luchtvaartsector zwaar te lijden heeft onder de crisis …”

Pijler van de oplossing is de SAS Financial Management suite met haar verschillende modules. Voor Aviapartner installeerde Keyrus dan ook een data warehouse en een BI/PM-oplossing: Business Intelligence om te analyseren en Performance Management om te vergelijken. De behoefte was groot gezien het feit dat Aviapartner drie activiteitsdomeinen heeft: cargo (import, export en opslag), passagiers (ticketverkoop, check-in, inscheping, bagage) en verrichtingen aan de grond (laden, reinigen van de vliegtuigen, vervoer van de bemanningen en push out van de vliegtuigen). Jacques Aendekerk: “In een uiterst competitief klimaat is elke actie van belang. Het is dus nuttig om ze te kunnen vergelijken tussen de luchthavens; om bijvoorbeeld te weten of de rotatietijden tussen de aankomst aan de deur van een bepaald type vliegtuig en het vertrek ervan gelijk zijn in Brussel, Bordeaux of Amsterdam. Ook moeten we onze financiële prestaties voortdurend kunnen meten, zowel bij elke tussenlanding als op het niveau van de groep.”

De architectuur omvat een infrastructuurlaag, een integratielaag, een applicatielaag en helemaal bovenaan de BI/PM-oplossing van SAS. Elk van de zes toepassingen heeft betrekking op een specifieke taak: front line, passagiers, cargo, productiviteitstools, boekhouding en human ressources. Eender welk van de 53 miljoen gegevens die momenteel worden beheerd, is dus gekoppeld aan de SAS-oplossing. Het principe is eenvoudig: meerdere bronnen naar een data warehouse voor één enkele waarheid!

Alle informatie van de operationele activiteiten wordt ingevoerd in de data warehouse om te kunnen worden hergebruikt door de betrokken gebruikers. Op de lijn Operational Flight Info, bijvoorbeeld, vinden we het aantal vluchten per luchthaven, de types toestellen, de taken die bij elke vlucht moeten worden uitgevoerd, enz. Door de verwerking van die gegevens kan Aviapartner voortaan nauwkeurig bepalen welke middelen moeten worden toegewezen en tegelijk de duurtijden optimaliseren.

Die aanpak komt voor elke operationele groep terug, wat Aviapartner in staat stelt om inzicht te krijgen in de realiteit en de evolutie van elke operatie: de duurtijden ervan voorzien; de prognoses aan de werkelijkheid toetsen; de kwalificaties van de werknemers beheren in functie van het werk of van het type vliegtuig waarop ze zullen presteren; weten wie op een bepaalde vlucht zit; de effectieve arbeidstijden, de kwaliteit van de prestatie, de opvolging van de bagage registreren; de facturatie detailleren en analyseren, enz.

Die taken worden vereenvoudigd door SAS Portal, het unieke toegangspunt, SAS FM Studio om de rapporten aan te maken, de invoeringen te beheren en de machtigingen toe te kennen, en SAS Management Console voor de gebruikersdefinities en het beheer. “Door zijn financiële oplossing nauw te integreren in de operationele activiteiten terwijl de financiële oplossing meestal beperkt blijft tot haar oorspronkelijke functie, is Aviapartner een schoolvoorbeeld, aldus Consulting Manager Rik Vanthuyne van SAS. Omdat onze modules dat soort uitwisselingen mogelijk maken.”

De bittere concurrentie heeft Aviapartner ertoe aangezet om een nieuwe stap te zetten met de uitbouw van het Finix-project. “Ons budget wordt jaarlijks opgemaakt, op basis van gegevens die in de data warehouse zijn ingevoerd. Elke nacht importeren essentiële werkstations gegevens uit het systeem om dagelijks de situatie ten opzichte van het voorziene budget te vergelijken, zodat we kunnen nagaan of we de goede richting blijven uitgaan. Ook hier wordt het systeem buiten de grenzen van het financiële budget benut om het operationele budget te omvatten met het oog op de opvolging van de prognoses en de evoluties”, zegt Koen Dils, Finix Project Manager, Aviapartner.

De aanpak is “user friendly”. Elke gebruiker die op een bepaalde locatie aanlogt, kan rapporten raadplegen of indienen. De veiligheid wordt verzekerd door een toegangscode in functie van de taak en de verantwoordelijkheid van de gebruiker. Zo vormt de gemiddelde prijs per klant en per vliegtuig interessante informatie voor de concurrentie. “Soms moeten we het aantal vluchten kennen per klant, per type vliegtuig, enz. Vroeger nam een opzoeking vier uur in beslag, maar met Finix hebben we het resultaat op tien seconden tijd!”, vertelt Koen Dils geamuseerd.

Met Finix kan Aviapartner verscheidene klassementen opstellen, een “hitparade” van zijn tussenlandingen opstellen -per dag, per maand of per jaar- en alles in een heel eenvoudig rapport vastleggen. “Zo weten we waar we ons situeren ten opzichte van ons budget, zien we waar het schoentje wringt, waar precies het probleem zit –kosten, tijd, middelen? We willen bruikbare, onmiddellijk raadpleegbare rapporten die onze prognoses verhelderen en ons een blik op de toekomst bieden … zonder een onverteerbare hoop cijfers!”

Terwijl SAS zijn product ondersteunt, staat Keyrus in voor de goede werking van de toepassing. “Onze opdracht bestaat erin toe te zien op de continuïteit van het bestaande systeem, preventief in te grijpen. We houden ons ook bezig met het aanpassen van de oplossing om ze up-to-date te houden, en volgen ten slotte de evolutie ervan op door de invoering van nieuwe functionaliteiten naargelang van de behoeften”, legt Managing Director Marc Stukkens van Keyrus uit. “We spelen een belangrijke rol: terwijl SAS zijn product kent, zijn wij meer vertrouwd met de professionele realiteit van de klant, met de behoeften op het terrein. Het budgettaire luik is slechts het zichtbare gedeelte van de oplossing van Aviapartner. De oplossing van SAS onderscheidt zich op het niveau van de data warehouse, de schaalbaarheid van de architectuur, de prognose, en vooral de voorspelbaarheid -een aspect dat vandaag belangrijker is dan de analyse van het verleden!”

Voortaan is alle informatie beschikbaar vanaf één enkel toegangspunt: één knop voor alles … en vooral, om Excel te vergeten! Ook het manipuleren van de cijfers is onmogelijk geworden. De reactietijden zijn beperkt, de analyse perfect. En de fouten gemakkelijk op te sporen. Dat is van levensbelang als elke dag 5.500 medewerkers uiteenlopende informatie invoeren. Ten slotte gaat Aviapartner er prat op elke operatie op een consistente manier te definiëren.


“Het luchtvervoer evolueerde onder druk van de nieuwe low-costmaatschappijen en de moeilijkheden van de traditionele carriers. Voor ons is het elke dag crisis omdat onze marges zo krap zijn. Wij waarderen daarom de meerwaarde van een oplossing die ons onmiddellijk up-to-date informatie geeft en ons tegelijk in staat stelt om te anticiperen.”

Jacques Aendekerk