Bij Microsoft is de term “kantoor” achterhaald

Een nieuwe vestiging vraagt een nieuwe organisatie van het werk. Door zijn intrek te nemen in het Corporate Village introduceert Microsoft een nieuwe manier van werken: het “kantoor” is nog slechts een fysiek kader waarin medewerkers, klanten, partners en leveranciers elkaar kunnen ontmoeten. Het kantoor is dus niet meer altijd de plaats waar men werkt …

De ruggengraat van het systeem wordt gevormd door Unified Communications. Zo stelt een tool als Communicator alle werknemers van Microsoft in staat om de “status” van hun collega’s te zien: beschikbaar, in vergadering, buitenshuis, niet storen … Via één enkele klik treedt men in contact met een collega, belt men met iemand buiten het bedrijf of organiseert men een videoconferentie.

Microsoft heeft veel geïnvesteerd in ontmoetingsruimtes: de nieuwe vestiging telt er 52. Die ruimtes zijn uitgerust met projectoren of LCD-schermen; ze zijn allemaal voorzien van een Unified Communications verbinding, inclusief de Round Table, een systeem waarmee audio- en videoconferenties kunnen worden belegd waarin de correspondent alle aanwezige deelnemers rond de tafel kan zien zitten en waarin de spreker automatisch vooraan in het videobeeld verschijnt.

De nieuwe vestiging is dus een echte “etalage” van de technologieën van de producent: OneNote en Communicator, maar ook Exchange, SharePoint en uiteraard Office Communications Server.

Hoewel de technologie toelaat om op een volledig nieuwe manier te werken, moest echter ook de fysieke omgeving op nooit eerder geziene wijze worden herzien. En doordat het kantoor een ontmoetingsruimte in plaats van een individuele werkplek is geworden, heeft niemand nog een specifieke standplaats. Er zijn trouwens minder desktops dan werknemers. Voortaan werkt het personeel van Microsoft vaker thuis en komt het pas naar kantoor wanneer dat nodig is, voor vergaderingen of andere specifieke opdrachten.

De klemtoon ligt op Office Communication Server 2007, met instant messaging, e-mail en telefonie, waarbij die verschillende diensten aan elkaar gekoppeld zijn; De oplossing laat toe om via instant messaging te communiceren met Communicator; ze laat eveneens toe om in audiomodus te converseren via VoIP, ook weer met Communicator of met behulp van een compatibele kantoortelefoon; tot slot laat ze toe om audio- of videoconferenties te beleggen en om documenten te delen.

De grootste troef van het systeem is zijn -vanzelfsprekend- nauwe integratie met Exchange Server. Vanaf de mailserver van Microsoft kunnen synergieën tot stand worden gebracht tussen Outlook en de instant messaging of telefoniefuncties van OCS. Wanneer men bijvoorbeeld te laat zal komen op een vergadering die in zijn Outlook-kalender genoteerd staat, kan men gewoon zijn mailbox vanaf zijn mobiele telefoon contacteren en het via spraakherkenning laten weten; OCS 2007 zal dan, via Exchange Server, een e-mail naar alle deelnemers aan de vergadering sturen om ze te verwittigen.

Bovendien worden de agenda en de directory van Outlook gesynchroniseerd met die van OCS. Zo kunnen bijvoorbeeld automatisch de woorden “in meeting” op Communicator worden vermeld wanneer een vergadering op de agenda staat. Verder is het mogelijk om met één klik een correspondent te contacteren via instant messaging of VoIP wanneer men een van zijn mails leest of zelfs gewoon als zijn naam verschijnt in een Office-document, zoals een tekst in Word.

Al die functies zijn toegankelijk vanaf een pc, compatibele kantoortelefoons of conference tools, waaronder Round Table, een panoramische webcam die panoramische videobeelden over 360° kan weergeven. De camera identificeert de sprekers en zoomt automatisch in op de persoon die aan het woord is.

Deze vestiging is ook een eerbetoon aan Office 2007. De nieuwigheden van de laatste versie van de bekende, emblematische suite van Microsoft zorgen hier voor het verschil. Zo duiken er RSS-feeds in Outlook op, maar ook de Kalenderfunctie evolueert. Voortaan kan men verschillende soorten kalenders raadplegen, met inbegrip van kalenders die op het bedrijfsnetwerk gedeeld worden door SharePoint, waarbij ze naast elkaar worden weergegeven. Op die manier kan de gebruiker zijn planning visueel vergelijken met die van zijn collega’s.

Opmerkelijk is ook Office OneNote 2007, de notitiesoftware van Microsoft. Met dat programma kan praktisch elk soort informatie worden gecentraliseerd. In tegenstelling tot papieren systemen, tekstverwerkers, e-mailprogramma’s en programma’s voor de verbetering van de productiviteit is OneNote een soepel hulpmiddel om tekst, beelden, gedigitaliseerde handgeschreven notities, audio- en video-opnames in een digitaal notitieblok te verzamelen en te organiseren. Ook kan met OneNote worden gezocht naar tekst in gedigitaliseerde documenten of beelden en naar woorden in audio- en video-opnames, bijvoorbeeld.

Van notities naar het delen van informatie is maar één stap. Als samenwerkingsportaal integreert Office SharePoint 2007 business, workflow en content management. De suite bundelt Windows SharePoint Services (WSS) en SharePoint Portal Server (SPS). WSS vult Windows Server aan met groupwarefuncties (waaronder het beheer van wijzigingen aan een document); SPS beveiligt en stockeert documenten die afkomstig zijn van diverse bronnen en kan internet- of intranetsites beheren.

De repository met als naam Business Data Catalog laat toe om documenten en bedrijfsgegevens die afkomstig zijn van ERP’s en andere CRM-tools in het portaal en de zoekmotor te integreren en aan elkaar te koppelen, en om de presentatie van die gegevens te consolideren.

SharePoint 2007 is toegankelijk via internet, en Microsoft heeft er zijn server voor inhoudbeheer, Content Management Server, in geïntegreerd. Naast werkstromen, authenticatie en aanmaak van webpagina’s omvat Office SharePoint Server 2007 content features, met name geïntegreerde opzoeking, het beheer van records, RSS-feeds, Wiki-sites en de volledige waaier van functionele componenten voor het beheer van documenten en websites.

Als pijler op het vlak van mobiliteit biedt Windows Mobile 6 de mogelijkheid om zijn e-mails te raadplegen in hun oorspronkelijke HTML-verrijkte formaat, dat onder meer de actieve links naar internet- of SharePoint-sites op het scherm weergeeft. De tekstuele en visuele elementen worden met andere woorden op dezelfde manier als op een pc weergegeven en de gebruiker kan zijn berichten lezen via een professionele mailserver zoals Exchange Server 2007, via online e-mailaccounts zoals Communicator of via berichtendiensten van de belangrijkste providers.

De Direct Push-technologie waarmee de toestellen voorzien van Windows Mobile 6 zijn uitgerust, laat via Microsoft Exchange Server toe om nieuwe berichten continu te ontvangen en de synchronisatie met het adresboek, de takenlijst en de kalender van Outlook uit te voeren.

Windows Mobile 6 omvat tevens een hele reeks essentiële beheer- en veiligheidsfuncties, zoals de mogelijkheid om bij diefstal of verlies alle gegevens te wissen die op het toestel opgeslagen zijn, waardoor de vertrouwelijkheid van de gegevens is verzekerd.

Voorts biedt Windows Mobile 6 de mogelijkheid om te genieten van de volledige Microsoft Office-ervaring met de mobiele versie van Outlook, Word, Excel en PowerPoint. Hiermee wordt het mogelijk om zijn documenten te raadplegen, te bewerken of op een heel eenvoudige manier te doorzoeken in hun oorspronkelijke formaat, zonder dat tabellen, teksten of illustraties worden gewijzigd.