Centraliseren om te bezuinigen

Een herkenbare en vaak voorkomende situatie: de Kringloopcentra Leefbaar Wonen werden geconfronteerd met een verouderde informatica-infrastructuur, die niet langer krachtig genoeg was en waarvan het beheer te wensen overliet. Het ging om een Microsoft Windows Small Business Server 2000, een terminalserver, pc’s en softwareversies van diverse oorsprong.

De verouderde terminalserver kreeg te veel toepassingen en bestanden te verwerken. Dat gold ook voor de pc’s, waarvan sommige vervangen moesten worden. Gebruikers installeerden zelf een aantal programma’s en software-updates. En dat gebeurde niet altijd volgens de regels van de kunst. Om nog te zwijgen over de toepassingen en de gegevens die niets met het werk te maken hadden…

Bovendien liet het beheer van de 35 computers te wensen over. Niemand wist precies welke bestanden en toepassingen geïnstalleerd waren op welke pc. De bestanden die op harde schijf waren opgeslagen, werden niet bewaard. Er was geen garantie dat de licenties van de verschillende programma’s en gebruikers in orde waren. Daar kwam nog bij dat het niet ongewoon was dat een inventaris nauwelijks twee maanden na het opmaken ervan was voorbijgestreefd. Kortom, een hoop problemen en een bron van ergernis voor de werknemers.

Silicon Group stelt verschillende scenario’s voor. Overstappen op virtualisatie en thin clients installeren in de plaats van de pc’s is zonder twijfel de meest vernieuwende keuze omdat het om een gecentraliseerde aanpak vraagt.
De directie en de raad van bestuur aarzelen niet lang als duidelijk wordt wat de voordelen en de kostenbesparingen zijn. In mei 2006 word de knoop doorgehakt. De nieuwe infrastructuur zal tegen eind juli geïnstalleerd zijn. Ze zal eerst worden geconfigureerd bij Silicon Group, voordat ze wordt geïnstalleerd in de zes sites van Kringloopcentra Leefbaar Wonen. Het project wordt tot een goed einde gebracht, met respect voor het budget en de deadlines.

Peilers van de nieuwe infrastructuur zijn 4 servers van Fujitsu Siemens Computers, die in kast zijn geconfigureerd: een nieuwe Microsoft Windows Small Business Server 2003, een nieuwe applicatieserver en twee andere servers die de Citrix Systemen herbergen. Eén van deze Citrix-servers staat klaar om de fakkel over te nemen als de andere het zou laten afweten.

De Microsoft Small Business Server beheert de Exchange Server, die het centrale beheer op zich neemt van de e-mail, de agenda, de taken en de contacten, functies die te consulteren zijn op de ‘klanten’ via Outlook. De applicatieserver beheert een boekhoudsoftware, een programma dat de salarissen berekent en ook toepassingen die de gegevens over de verkochte, gerepareerde, verzamelde of te verzamelen koopwaar up-to-date houden.

De Citrix-servers garanderen aan alle 35 gebruikers een beveiligde toegang tot de toepassingen en de gegevens die zich bevinden op de Small Business Server en op de applicatieserver. Er zijn gebruikersgroepen gecreëerd om te bepalen welke gebruiker toegang heeft tot een toepassing op welk moment. Eén groep kan bijvoorbeeld een beperkte internettoegang hebben, een andere alleen tijdens de middagpauze, simpelweg omdat deze gebruikers internet niet nodig hebben voor hun werk.

De software Symantec Backup Exec System Recovery zorgt voortdurend voor backups van de Small Business Server en de applicatieserver. Als deze laatste een panne krijgen, is Silicon Group in staat om, binnen een termijn van één of twee uur, een nieuwe server in gebruik te stellen waarvan de inhoud de exacte replica is van die van het defecte systeem.

Geen pc meer! De gebruikers loggen voortaan in op de Citrix-server via 35 “thin clients”. Ze kunnen er geen persoonlijke software op installeren en ook geen bestanden bewaren. Het resultaat: productiviteitswinst en een gevoelige daling van de TCO.

Buiten de besparingen die eigen zijn aan “thin clients” - goedkoper in de aankoop, minder duur in het gebruik – heeft Silicon Group voortaan een volledige beheersing over het beheer van de nieuwe infrastructuur. De installaties en updates van de softwareoplossingen gebeuren van op afstand. Dit geldt ook voor het oplossen van eventuele problemen -via Citrix Shadow. Met als gevolg dat de onderhoudskosten zijn gehalveerd!

Met de Citrix-servers en het soort Microsoft-licenties dat Silicon Group heeft voorgesteld, kunnen gebruikers de programma’s gebruiken op 3 computers – ook van thuis en tijdens hun vrije tijd, door gebruik te maken van een desktop of een portable. Bovendien kunnen de gebruikers, via hun licentie, opleidingen volgen op het internet. De directieleden hebben op hun portable of smartphone een hypersnelle, mobiele toegang tot de toepassingen en de gegevens via een hogesnelheidsconnectie. Zo kunnen ze even efficiënt werken tijdens hun verplaatsingen als op kantoor.

Omdat de 35 medewerkers van de Kringwinkels hun “thin client” maar enkele uren per dag gebruiken, volstaan 25 zogenaamde ‘concurrent’- licenties (licenties voor gelijktijdig gebruik), wat de kosten nog extra drukt…

De maandelijkse ICT-factuur tenslotte is drie maal lager dan voorheen. Het bedrag is bovendien op voorhand te berekenen. De Kringloopcentra kennen hun financiële lasten tot juli 2011.

De productiviteit van de gebruikers stijgt met 20%, vooral omdat ze voortaan alleen nog ‘toegelaten’ toepassingen gebruiken, wat tot betere prestaties leidt.

De vervanging van 35 pc’s door thin clients vertaalt zich in een jaarlijkse besparing van elektriciteit van 120 EUR per eenheid. Deze laatste verbruiken namelijk twintig keer minder elektriciteit: 15 à 18 watt in plaats van 200 à 400 watt voor een pc. Tegelijkertijd liet de vervanging van CRT-schermen door LCD-schermen toe om jaarlijks 36 EUR energiekosten te besparen per eenheid.

Als een nieuwe medewerker wordt aangeworven, is er maar een kwartiertje nodig om de configuratie aan te passen. In het verleden waren er verschillende uren nodig om zijn pc klaar te maken. En tenslotte kan het aantal thin clients makkelijk meegroeien met de organisatie.

Kringloopcentra Leefbaar Wonen geeft maximum 500 EUR uit aan de aankoop van een thin client –LCD-scherm en installatie inbegrepen. Dit is een fractie van de prijs van een pc.

“Onze klanten maken hun keuze op basis van criteria als service en kwaliteit; wij bieden zes maanden garantie. Om aan de verwachtingen te beantwoorden, moeten onze medewerkers in de winkels in staat zijn om de juiste vragen te stellen en snel informatie te verschaffen. Het is nodig om de koopwaar die wordt opgehaald, gerepareerd en verkocht, up-to-date te houden, en ook de plaats en het moment waarop dit gebeurt. Elke dag tellen we de 6 à 7 ton koopwaar die de ronde doet op. In ons soort activiteit hangt de leefbaarheid volledig af van de efficiëntie van de onderneming.”

Joris De Brone, algemene directeur, Kringloopcentra Leefbaar Wonen

“Pc’s zijn goed… maar is het nodig om over allerlei functionaliteiten te beschikken die op geen enkele manier te maken hebben met professionele taken? We hebben vaak een toename van de klachten, de complexiteit en de kosten vastgesteld. Dus hebben we besloten om hier een einde aan te maken. Radicaal. We hebben ons project niet zomaar ‘back to the future’ genoemd ! De gebruikers, die we vooraf zorgvuldig hebben geïnformeerd over onze beweegredenen en de modaliteiten die bij de veranderingen horen, zeggen vandaag dat ze blij zijn omdat ze beter kunnen werken. Gedaan met de frustraties die te maken hebben met een slecht werkend systeem en met het verlies van motivatie!”

Ann Van Poucke, financieel verantwoordelijke, Kringloopcentra Leefbaar Wonen

Productiviteitsniveau stijgt met 20%
° Initialisatie- en sluitingstermijnen gedeeld door vijf dankzij de “thin clients”
° Installatie van een nieuwe gebruiker in 15 minuten in plaats van enkele uren
° Mogelijkheid om altijd te werken met de meest recente softwareversies
° Conformiteit van de licenties van alle softwareproducten
° Centrale opslag van alle programma’s en bestanden, wat de beschikbaarheid ervan garandeert
° Verbeterde interne samenwerking en klantendienst dankzij een snelle toegang tot gedeelde informatie
° Mogelijkheid om de gegevens over de verzameling, de reparatie en de verkoop van de koopwaar up-to-date te houden en terug te vinden
° Makkelijke toegang tot toepassingen en bestanden, ook thuis of op verplaatsing

Besparing op de energiekosten van 120 EUR per jaar en per « thin client»
° Besparing van de energiekosten van 36 EUR per LCD-scherm
° Beperking van de jaarlijkse ICT-factuur met meer dan 60%
° Voorspelbare (maandelijkse) informaticafactuur en dus makkelijker te budgetteren