CitizenFile van Ricoh Belgium “boost” de processen van openbare instellingen

Administratieve vereenvoudiging... Snel gezegd! Ricoh brengt in herinnering dat 95% van de beslissingen die door een openbare instelling worden genomen, steunen op papieren of digitale documenten. Duizenden documenten doorlopen vaak een moeilijk te volgen traject in de organisatie alvorens ze uiteindelijk worden bewaard in de papieren archieven, wat leidt tot grote vertragingen in verwerking en opvolging.

Tijdens het colloquium Agoria Smart Cities op 23 november in Brussel heeft Ricoh “CitizenFile” voorgesteld, een echte “booster” van operationele processen waarmee het vooral mogelijk is om de prestaties van de diensten te professionaliseren. Citizenfile beheert dossiers, verwerkt en behandelt de post. Tijdens de registratie van de post worden alle vragen, boodschappen, aanvragen en klachten van burgers of bedrijven automatisch georganiseerd: iedere binnenkomende boodschap – of hij nu per post, telefoon, fax, e-mail, e-loket of op nog een andere manier binnenkomt – wordt op gecentraliseerde manier opgenomen en/of gescand.

Vervolgens wordt deze informatie via de werkstroomsoftware naar de diensten en medewerkers gestuurd die verantwoordelijk zijn voor de verwerking ervan. Ook de bijbehorende acties, zoals het versturen van een antwoordbrief, zijn aan deze werkstromen gekoppeld. Binnenkomende en uitgaande brieven worden automatisch met elkaar verbonden om een volledig dossier te kunnen opstellen. Op deze manier kunnen verantwoordelijken van afdelingen en diensten op ieder moment nagaan wie een bepaald dossier verwerkt, wat er het statuut van is en of de vastgelegde termijnen worden gerespecteerd. Dankzij de uitgebreide optie van statistieken is het ook mogelijk om samenvattende lijsten en een geüpdate samenvatting van de correspondentie te genereren en de verwerkingstermijnen te meten.

De elektronische en gecentraliseerde vorming van dossiers is de basis van de oplossing van Ricoh voor de opname van de post en het beheer van dossiers. Elk ontvangen of geproduceerd gegeven – in welke vorm ook – wordt automatisch en makkelijk gedigitaliseerd en toegevoegd aan de betrokken dossiers. De gebruiker heeft dus een algemeen beeld van alle dossiers die hij beheert. Bovendien gaat geen enkel document verloren en wordt repetitief werk vermeden.

Naast zijn softwareaanbod biedt Ricoh ook consultancy, “Office Productivity”. Hiermee krijgt men een overkoepelend zicht van de elementen die de efficiëntie kunnen verhogen. Deze investering is niet overbodig als men weet dat 50% van de ICT-projecten mislukt door een gebrek aan kennis, laat de promotor ervan weten. Tijdens een workshop maakt Ricoh een overzicht van de huidige situatie van het bedrijf, die als basis zal dienen voor de optimale situatie waarin alle document- en bedrijfsprocessen zijn geïnventariseerd.