De Post koppelt IT aan operationele diensten om er een strategische partner van te maken

Informatiesystemen staan op dezelfde voet als stedelijke systemen: ze omvatten diverse aspecten en zijn erg complex, naar het beeld van de menselijke organisatie die ze moeten bedienen; die systemen hebben een geschiedenis, die weliswaar veel korter is dan die van onze steden, maar even bewogen kan zijn en gekenmerkt wordt door enthousiasme en vergissingen.

Volgens Patrick Vandeputte, Head of Governance Architecture bij De Post, “voldoet urbaniseren aan twee behoeften: enerzijds bewaren, een patrimonium optimaal laten beleven en beheren totdat de werkelijke economische veroudering ervan verloopt; anderzijds beschikken over een soepel informatiesysteem dat kan evolueren in functie van de veranderende behoeften die voortvloeien uit de business.”

Dit concept, waarvan de omvang betrekkelijk nieuw is, verruimt de dimensies van het klassieke beleids- en architectuurplan. Daar waar de architectuur meer oog heeft voor de infrastructuur, is het werk van de planoloog toegespitst op het informatiesysteem, wat een ruimere visie is. Beide invalshoeken vullen elkaar aan en versterken elkaar zelfs. Aan deze dimensies kan nog het gezichtspunt van de analist worden toegevoegd, dat meer op het proces is gericht. Samen beschikken ze over een globale visie van zowel de processen en de informatie als van hun onderlinge interacties die ze met de business gemeen kunnen hebben.

Door te urbaniseren, kan dus duidelijk worden gemaakt wat verwarrend is om te kunnen handelen en op een doeltreffende manier te veranderen wat niet voldoet. In het geval van De Post, die bijna 200 toepassingen telt, is dat een omvangrijke opdracht. Want ook al heeft ze een rijk patrimonium, men moet weten hoe de strategie wordt bediend, waardoor onder meer de afstemming op de business in het algemeen en op de diverse activiteitstakken in het bijzonder kan worden nagegaan. De oefening moet ook de mogelijkheid bieden om constructieregels vast te leggen om te vermijden dat de fouten van het oude systeem worden overgenomen en om te anticiperen op de wijzigingen, maar ook om het traject van de overgang van het oude naar het nieuwe uit te stippelen.

“Bij de start van het project hadden we ervoor geopteerd om ons te inspireren op het principe van de wiki, met name een beheersysteem voor de inhoud van websites dat geoorloofde bezoekers in staat stelt om de webpagina’s naar believen aan te passen, aldus Patrick Vandeputte. We wilden een dergelijk systeem doorvoeren om het samen schrijven van documenten te vergemakkelijken en zo vlot mogelijk te laten verlopen. Het principe werd behouden, maar de concrete uitwerking van het project vereiste een systematischer aanpak, al was het maar omwille van de vereisten van onze organisatie.”

Eind 2007, wanneer De Post beslist om het project op te starten, is de technologische keuze snel gemaakt. Het wordt Sybase PowerDesigner, waarvan de Da-ta Architect Enterprise-versie reeds intern voor andere toepassingen (data modelling) wordt gebruikt. Als hulpmiddel voor het ontwerpen en modelleren van meer dan 60 R/DBMS-systemen omvat PowerDesigner een reeks rollen en verantwoordelijkheden in de hele organisatie; het biedt de mogelijkheid om de impact van de beschouwde wijzigingen in de database op een eenvoudige en erg nauwkeurige manier te visualiseren, te documenteren en te rapporteren voordat ze worden uitgevoerd. PowerDesigner Studio Enterprise, een systeem dat er nauw bij aanleunt, verzamelt en centraliseert verschillende soorten modellen (BPM, OOM, CDM …) en bronnen (Excel, DB, XML …), terwijl het HTML-code genereert met het oog op een optimale verspreiding. De techniek staat los van het soort gebruikte reporting tool (SAS, Business Objects, Cognos, enz.).

Het gaat natuurlijk niet om het product alleen. Om de communicatie tussen de informatica en de bedrijfsactiviteiten werkelijk tot stand te brengen, moet men het eens raken over de zakelijke aspecten en de kenmerken ervan. En aangezien er een vertrekpunt nodig is, wordt beslist om De Post “samen te vatten” in tien grote basisconcepten. Een daarvan is het post-netwerk. De aanvankelijke oefening bestond er dus in het te omschrijven: wat is een netwerk? Wat omvat het? Hoe werkt het? Wat komt eraan te pas?

Voortaan bundelt elke activiteit een aantal essentiële gegevens waarmee vele honderden of duizenden termen kunnen overeenkomen, hetgeen heel wat inventarisatie en omschrijving op basis van een consensus vereist. IT Enterprise Architect Marcello Cesaro: “Het zou verkeerd geweest zijn er een documentatietempel van te maken, een cenakel waar niet aan te tornen is en dat voor een selecte kring van enkelingen weggelegd is. Dat is het niet geworden.”

Van bij de start wekte het project grote belangstelling vanwege de verschillende categorieën van gebruikers die zowel tot de IT als tot de operationele afdelingen behoren. De voordelen van het platform werden snel duidelijk: toegang krijgen tot informatie, kunnen uitwisselen op basis van een gestandaardiseerde en geharmoniseerde terminologie. Kortom, de bestaande kennis hebben verzameld waar tot dusver geen interactie tussen bestond. Juni 2008: het systeem schenkt volledige voldoening.

“Tegenwoordig ziet u bij het aanklikken van een toepassing uiteenlopende informatie verschijnen: status, definitie, functionaliteiten, ondersteunde processen en eventueel het Master Data Management, vertelt Marcello Cesaro. U kunt meteen koppelingen met andere toepassingen tot stand brengen, en zodoende een manier bedenken om de functionaliteiten te bundelen om op een bepaalde problematiek in te spelen.” Het begrip “services” is niet veraf. Urbanisatie en SOA (Service Oriented Architecture) streven dezelfde doelstelling na, in die zin dat beide benaderingen erop gericht zijn het systeem te laten evolueren naar een optimale structuur. Hun positionering is dezelfde of moet dezelfde zijn: globale en langdurige uitwerking. Deze uitgangspositie is natuurlijk en vormt ronduit de basis voor de urbanisatie van het informatiesysteem; dat is minder het geval voor SOA, omdat deze aanpak voornamelijk specialistisch geïnspireerd is.

Voortaan komt het erop aan het systeem te kunnen blijven verrijken, de diverse bijdragers te laten inzien dat het delen van kennis -waarvan men niet altijd de waarde beseft- evenwel iedereen ten goede kan komen. “In 2011 zullen de postdiensten volledig vrijgemaakt zijn, benadrukt Patrick Vandeputte. Op dat moment wordt een bladzijde van onze geschiedenis definitief omgedraaid. Het is dan ook absoluut noodzakelijk om nu reeds de producten en diensten die we zullen aanbieden, maar ook de activiteiten die we zullen uitoefenen, binnen de kortste termijn te bedenken en te ontwikkelen. Daartoe beschikken we vandaag over een geweldige kans: een grotere interactie tussen informatica en bedrijfsactiviteiten.”