De RTBF herziet zijn printprocessen

Je hoort de IT-afdeling wel vaker zeggen dat printen een noodzakelijk kwaad is, wat te maken heeft met de slechte manier waarop gebruikers ermee omgaan en met de verspreiding over alle uithoeken van het bedrijf. Hier zijn veel redenen voor. Het is duidelijk dat het printen altijd stiefmoederlijk is behandeld door de IT-directies, die vaak dringender zaken aan hun hoofd hebben. Toch blijft het een feit dat de kosten makkelijk kunnen ontsporen, soms in een orde van grootte die moeilijk te geloven is: tot 3% van de omzet van een bedrijf. Een budget dat makkelijk tot een derde is te beperken als je het printerpark rationaliseert en de printwerken beter controleert.

“Met een vijfhonderdtal printers verdeeld over verschillende sites en zo’n 800.000 prints per maand, waren we op zoek naar technologieën en meer nog naar processen om onze manier van werken te optimaliseren en onze kosten te verlagen,” zegt Alain Tison, hoofd van de aankoopafdeling. “We hebben gebruik gemaakt van het einde van ons huurcontract met onze belangrijkste leverancier om het beheer en de controle van ons printerpark te organiseren en te optimaliseren.”

Terwijl de audit meestal een voorbereidende stap is, koos de RTBF ervoor om de conclusies van de audit te gebruiken om het net opgestarte rationalisatieproces van het printerpark te versterken - voornamelijk met kleuren-MFP's van Xerox. Het project werd toevertrouwd aan Systemat, dat als leverancier goed bekend is aan de Reyerslaan omdat het al een virtualisatie-oplossing voor de opslag van informatie installeerde voor vijf radiostations. “Hoewel de audit vaak gebeurt vanuit de wens om de kosten te doen dalen, mag het daar niet bij blijven,” verzekert David Bierlaire, Sales Team Leader bij Systemat. “De printer, het kopieerapparaat en de fax zijn de pijlers van het dagelijkse leven van de werknemers van een bedrijf. Er bestaat een echte printcultuur, opgebouwd uit gewoontes en behoeften, die je gedetailleerd moet bestuderen …”

De RTBF is het hier helemaal mee eens. “Het is uiteraard de bedoeling van de audit om te besparen, maar dit moet gepaard gaan met de installatie van een betere service voor de gebruiker en een groter comfort,” vindt Pascal Bodenghien, verantwoordelijke van de Operationele Informatica-eenheid. Tijdens de audit moeten we ons dus buigen over de organisatie en de kwaliteit van de service, hetgeen essentiële maar onzichtbare elementen zijn. We moeten een kwantitatieve analyse maken van de printmogelijkheden, maar ook een kwalitatieve studie van het gebruik.”

De bepaling van het interventieveld van de studie lijkt logisch op het eerste gezicht, maar kan in werkelijkheid complexer blijken. Analyseren we alleen de printers? De kopieerapparaten? De faxtoestellen? In tal van bedrijven delen twee diensten het beheer van deze toestellen. IT volgt de printers, de algemene diensten staan in voor de kopieerapparaten, de faxtoestellen en de reserveonderdelen. Het is dus van belang dat alle spelers van het printsysteem in de audit worden betrokken.

De analyse van het gebruik kan complex zijn. “De afdruk van een documentje dat een journalist binnen een minuut live op antenne moet presenteren, is natuurlijk essentiëler dan de afdruk van een rapport van de financiële dienst,” nuanceert Pascal Bodenghien. Dat betekent ook dat we niet alle persoonlijke printers kunnen afschaffen. Dat is zeker ook het geval door het karakter van het centrale gebouw van de RTBF – geheel in de lengte uitgestrekt – en door het aantal gesloten bureaus. Het is moeilijk om het gebruik van multifunctionele systemen, die verschillende diensten zouden kunnen delen, te veralgemenen. Het is ook moeilijk om het gebruik te veralgemenen van een apparaatje van het type “follow-me”, dat nochtans erg efficiënt is. “Hoewel de manoeuvreerruimte erg smal is, was de oefening de moeite waard: we konden geen enkel denkspoor uitsluiten. De kracht van een audit schuilt precies in de diepgang van het verkennende werk.”

Het ging erom oplossingen voor te stellen zonder dwang uit te oefenen. De RTBF heeft ervoor gekozen om het personeel te betrekken in de finale keuze door hen rechtstreeks te ondervragen over hun printergebruik en door hen aan te moedigen om met de nieuwe technieken te werken, zoals de ‘scan to e-mail’. “We weten uit ervaring dat de kost per pagina niet alles zegt, omdat het wanbeheer erg kan verschillen van bedrijf tot bedrijf,” verzekert David Bierlaire. “Deze kost is soms gering in vergelijking met de vaststellingen die de kwalitatieve analyse van het gebruik duidelijk maakt. Het is bijvoorbeeld mogelijk dat 3% van de werknemers printen...om te scannen! Of dat sommige werknemers genoodzaakt zijn om extra uren te kloppen om grote documenten te kunnen printen!”

Een slechte werking, overdimensionering, verouderd materiaal... Het is belangrijk te bepalen welke printer geïnstalleerd moet worden op welke plaats en voor welk gebruik. Zwart-wit of kleuren? Verbonden met het netwerk of persoonlijk? MFP of gespecialiseerd? Alleen op grond hiervan mag je technologische keuzes maken.

Op printvlak gaat de organisatie voor. “Je moet gelijkwaardigheid bereiken tussen de noden van de gebruikers en de cartografie van het nieuwe systeem,” vult Alain Tison aan. “We hebben de audit gedaan om tot een nieuwe strategie te komen.” Daarom is een goede communicatie zo belangrijk. Je moet niet alleen luisteren naar de gebruikers en hun behoeften begrijpen en analyseren maar hen ook uitnodigen of meer nog helpen om processen te herdenken. Het verzet tegen verandering wordt vaak onderschat.

“In de haast hebben we de voorrang gegeven aan de vernieuwing van een gedeelte van ons park, waarbij we geen oog hadden voor het Change Management,” zegt Pascal Bodenghien met spijt. “En dat terwijl dit een domein is dat we denken te beheersen: het gaat immers om communicatie, de kern van ons beroep! Daarom is het zo belangrijk om je te laten begeleiden, te kunnen rekenen op een externe blik, een neutraal advies. In die zin heeft Systemat volop zijn rol van adviseur gespeeld.”

Als de behaalde besparing in de specifieke configuratie van de RTBF niet substantieel is, kunnen een vernieuwing van de infrastructuur en een optimalisering van de processen tegemoet komen aan de verwachtingen van de gebruikers.

Omdat het aantal machines hoog is, is het aanbevolen om snellere machines te plaatsen. Dit vermindert de wachttijden en verhoogt het rendement, wat op zijn beurt de kosten verlaagt.

Verandering van een omgeving van 28 printers/MFP tot 18 pure MFP’s, of een vermindering van de hardware met 35%, met als voordelen:
- vermindering van onderhoudskosten;
- vermindering van opslag en verlies van reserveonderdelen;
- grotere betrouwbaarheid;
- meer redundantie.

De algemene beveiliging met deblokkering van de documenten per badge is geen optie gezien de huidige gedecentraliseerde structuur en omdat geen gebruik wordt gemaakt van een printserver. Toch wordt de beveiliging via een code aangeraden met het oog op de confidentialiteit die van groot belang is voor sommige documenten.

Klasse 1 - 17 Xerox Workcenter M20I A4 N/B
Klasse 2 - 39 Xerox Phaser 8560FPMADM A4 kleuren vaste inkt
Klasse 3 - 9 Xerox Workcenter 4150VPM A4 N/B
Klasse 4 - 19 Xerox Workcenter 7132VTLX et 15 Xerox Workcenter 7232VTLX A3 kleurenlaser
Klasse 5 - 16 Xerox Workcenter 123 A3 N/B


Foto’s: RTBF-Cassandre Sturbois-Cazou vzw