“De perimeter van dematerialisatie is aan het veranderen”

° Met ITESOFT.Everywhere verschaft u mobiliteit aan de oplossingen voor automatische invoer, bewerking en beheer van documenten. Wat is het nut van die dimensie? Op welke behoefte speelt ze in?

“Een behoefte aan ogenblikkelijkheid. Mettertijd zullen we uitpakken met een aanbod van mobiele oplossingen om het comfort en de reactiviteit van de gebruikers te verhogen door de functies voor het valideren, raadplegen, melden en superviseren van documenten altijd en overal beschikbaar te stellen vanaf een BlackBerry, een iPhone of eender welke andere smartphone. Onze gebruikers, die meestal beslissers zijn, blijken heel erg open te staan voor de idee om de informatie die ze als kritiek beschouwen, zoals bestellingen van klanten of bepaalde briefwisseling, te kunnen controleren en valideren.

“De volgende stap, waarmee we actief bezig zijn, betreft de invoer van documenten via zijn smartphone, die de informatie naar de centrale server zal doorsturen … We bevinden ons hier duidelijk in een context van decentralisatie. Het web was de eerste stap, de smartphone wordt de tweede.”

° Hoe omschrijft u vanuit dat perspectief vandaag het dematerialisatieprincipe dat aan de basis ligt van de voorafgaande activiteiten van verwerking en beheer van de documenten die het bedrijf binnenkomen? Kan men stellen dat die definitie door de tijd heen evolueert?

“Niet fundamenteel. Het principe van de dematerialisatie blijft onveranderd. Maar de draagwijdte ervan verandert wel. Op het vlak van mobiliteit is die trend duidelijk. Als ik het heb over ogenblikkelijkheid, streef ik er niet alleen naar de informatie overal en altijd aan te maken of te verkrijgen, maar wil ik vooral sneller voordelen genereren. Dematerialisatie stelt organisaties in staat om te evolueren en om de middelen te optimaliseren en te rationaliseren.

“In het verleden hebben grote bedrijven dematerialisatieprojecten opgestart. Denk maar aan de grote projecten voor het dematerialiseren van facturen. Nu zetten ondernemingen de stap naar dematerialisatie al vanaf 5.000 documenten omdat ze welbepaalde doelstellingen nastreven in termen van kostenbeperking, maar meer nog van concurrentievoordelen. Door de termijnen voor de verwerking van correspondentie te verkorten, bijvoorbeeld, kunt u reactiever zijn en beter aan de behoeften van uw klanten en partners voldoen. Kortom, u kunt laten zien wat u onderscheidt

° Welke globale balans zou u maken van de Europese bedrijven op het vlak van dematerialisatie? Welke motieven zetten hen aan om dematerialisatieprojecten op te zetten? Of, als ze er al gebruik van maken, wat verwachten ze van een meer voluntaristisch documentenbeheer?

“Europa ligt afgetekend voorop ... terwijl de motivatie op alle continenten door de band vergelijkbaar is. Door de globalisering zijn de uitdagingen gelijkaardig; we zijn genoodzaakt om de functionele processen te optimaliseren. Ik zou het een culturele voorsprong noemen. Die komt heel duidelijk tot uiting als het gaat om Digital Mailrooms.”

° Minder papier, zoveel is duidelijk, maar meer stroom om de gedigitaliseerde informatie op te slaan: het ecologische argument biedt stof tot discussie. Versnelt het groene gedachtegoed hoe dan ook de besluitvorming van uw klanten? Of zorgt, in de huidige economische context, de ROI daar eerder voor?

“De ecologische overweging spreekt jammer genoeg niet aan. Ook al biedt ze reële voordelen, toch vrees ik dat bedrijven blijven vasthouden aan een vorm van pragmatisme dat gericht is op het verbeteren van de traceerbaarheid en het beperken van de kosten die voortvloeien uit de toenemende productiviteit. Dat is jammer. De ecologische voetafdruk van papier is immers alarmerend groot: terwijl 80% van de oerbossen verdwenen zijn, dient 42% van de houtwinning voor de vervaardiging van papier.”

° Document management is slechts zinvol in een ruimere communicatiecontext, onder meer via ERP. Op dat vlak stelt men een groeiende impact van SOA’s vast, maar is men ook getuige van de opkomst van Web 2.0-tools. Hoe situeren uw oplossingen zich in deze technologische omgeving die de nadruk legt op het begrip “service”? Kan men spreken van “communicatieketen”?

“De interoperabiliteit met de grootste ERP’s op de markt, zoals SAP of Oracle, is altijd een van de belangrijkste pijlers van onze R&D-strategie geweest. En terecht: dematerialisatie is slechts waardevol als men opereert in een omgeving die werkelijk compatibel is. In die zin is dematerialisatie een ‘verlengstuk’ van ERP … Web 2.0 en SOA staan al drie jaar centraal in onze commerciële strategie. Voor onze klanten betekent dat toegankelijkheid en vereenvoudigde uitrolling, aanpassing aan de organisatie, de aanhang van de gebruikers en hulp bij het veranderingsproces, zonder de garantie op de duurzaamheid van de investeringen te vergeten.”