De processen krijgen prioriteit

Dematerialisatie, karakterherkenning en opslag. Punt. Volgens Filip Evenepoel, Practice Director Enterprise Content Management bij Trasys is dit nog veel te vaak het idee dat men zich heeft gevormd van elektronisch archiveren. Dat wil ook zeggen dat, in de meeste gevallen, het project wordt beperkt tot zijn technologische dimensie.

“Interesseer u liever in de waarde van gearchiveerde documenten, de productiviteitswinst, de vooruitgang van de servicekwaliteit, en ook in de nieuwe manieren van werken die u zult kunnen introduceren in de organisatie!”

Op veel manieren is het document een bewijs van onze slechte organisatorische praktijken. “Dit is meestal te wijten aan een slecht geformuleerde problematiek; men richt zich op een element van het gevolg en niet op de oorzaak”, gaat Filip Evenepoel verder. “We onderschatten de strategie. Wat ervoor zorgt dat we een “goed” technologisch antwoord bieden op een “slechte” strategische vraag… Laat ons terugkeren naar de fundamenten! En dus naar de business case. U kunt erg goed op indirecte wijze tot elektronische archivering komen, via een conformiteitsaanpak bijvoorbeeld. Zorg er hoe dan ook voor dat het project deel uitmaakt van een zoektocht naar waarde; identificeer deze waarde en evalueer haar… regelmatig!”

Eerste advies: denk in termen van bedrijfsstrategie, vooraleer je denkt aan operationele tactiek; zorg er via hetzelfde systeem voor dat je processen van waardecreatie vrijmaakt en versterkt. “Waarom archiveren? Met welk doel: de kelders leegmaken, op afstand werken, de productiviteit verhogen? Dat is de business case die de waarde van het project uitmaakt! Dat wil ook nog zeggen dat wat hier rendabel is, erg rendabel zelfs…. ginder, in een andere omstandigheid, misschien nutteloos is.”

De processen krijgen prioriteit. Sommige processen zijn redelijk generisch, zoals het verdelen van de post, de verwerking en validatie van facturen, of de processen die verband houden met HR-documenten. Anderen zijn het minder – het hangt sterk af van de activiteitensector. Ze zouden in model moeten worden gegoten. “De moeilijkheid bestaat erin de waarde van de gegevens doorheen de tijd te bepalen,” denkt Filip Evenepoel nog. “Voor het gerecht kan een eenvoudige e-mail belangrijker zijn dan een correct getekend contract. Op voorwaarde dat het wordt teruggevonden. Het classificeren en indexeren van informatie is dus een belangrijk werk.”

Als de noden zijn bepaald, moeten ze worden geformaliseerd in een lastenboek. Het accent moet liggen bij de functionele aspecten, niet bij de technische; de technische overwegingen zullen daarna tegemoetkomen aan de uitgedrukte functionele noden.

“Meet wat u wilt verbeteren. Meet voor en na. Meet voortdurend. Door dit te doen garandeert u de continuïteit van uw project,” adviseert Filip Evenepoel nog. “Geef bijgevolg de voorkeur aan quick wins. Zoek naar snelle, kwantificeerbare, controleerbare resultaten. Dit zal het mogelijk maken om de koers, indien nodig, makkelijker bij te stellen. Maar ook om gebruikers te betrekken bij het succes. En tenslotte, denk goed na vooraleer u zich lanceert. Terug achteruit gaan is sowieso een moeilijke opdracht – in archivering is dat nog meer het geval!”