Een typisch voorbeeld van de nieuwe aanpak is het klantendossier. Dat bevat van meet af aan tientallen documenten: contracten, voorwaarden, fotokopie van het identiteitsbewijs … Kortom, er zit een heleboel papier in dat dossier. Bovendien worden die documenten meer dan waarschijnlijk gekopieerd. De impact op het papierverbruik is dus groot.

Welke besparingen hier mogelijk zijn, is meteen duidelijk. Toch kijken specialisten verder. Zij situeren dematerialisatie in een uitgesproken globale optimalisering van de organisatieprocessen. Zoals onder meer blijkt uit de activiteiten van Fujitsu, Getronics en Sogeti, is dematerialisatie een centraal element in de samenwerking. Concreet is het zo dat de documenten, wanneer ze eenmaal gedematerialiseerd zijn, makkelijker gedeeld kunnen worden. Het online plaatsen van documenten in beveiligde webomgevingen maakt het gemakkelijker om de informatie te ontsluiten voor alle medewerkers, zodat die beter kunnen samenwerken. Zo belanden we terug bij het voorbeeld van de documenten in het klantendossier, die bestemd zijn voor verschillende diensten.

Bij klantenbezoek of bij vragen van klanten is het niet meer nodig om een dossier af te drukken. Alle informatie staat immers online en de originele documenten kunnen op het scherm weergegeven worden. Ook kunnen procedures worden opgesteld voor de elektronische verwerking, waarbij het uitprinten van documenten bijvoorbeeld onmogelijk wordt gemaakt. Om met succes gebruikt te worden, moeten de gekozen instrumenten liefst al heel vroeg upstream gedefinieerd worden. De oplossingen moeten bovendien gedragen worden als corporate governance projecten.

Alle uitgevers en integrators zijn het erover eens dat dematerialisatie globaal moet worden aangepakt om te kunnen slagen. Het is dus belangrijk om, ongeacht de omvang van het bedrijf, rekening te houden met alle aspecten die te maken hebben met samenwerking, de toegang via elektronische handtekeningen en een aantal variabelen, zoals de arbeidsorganisatie en de reglementaire verplichtingen.

Wanneer die elementen eenmaal opgenomen en gedefinieerd zijn, werpt dematerialisatie onmiddellijk vruchten af. Bedrijven kunnen hun medewerkers meteen ontlasten van tijdrovende en arbeidsintensieve bezigheden en ze inzetten voor taken met een toegevoegde waarde.

Het is ook belangrijk om de impact op de opslag en de archivering te bekijken. In dat domein biedt dematerialisatie onmiskenbare praktische en economische voordelen -alleen al omwille van de plaatsbesparing. Online opslaan gaat makkelijker en sneller, en is minder duur. Bovendien hebben elektronische documenten bewijskracht, mits aan bepaalde voorwaarden voldaan is.

Dematerialisatie is dus zonder meer een bron van productiviteit voor ondernemingen. Door haar technologie, door het feit dat ze ingaat op specifieke operationele verwachtingen van bedrijven en doordat ze de reglementaire normen naleeft, wint ze meer en meer terrein. In de nabije toekomst zal dematerialisatie, mede door het groeiende belang van samenwerking en communicatie, zich wellicht profileren als een duurzame standaard.

Het zou dan ook te kort door de bocht zijn om dematerialisatie louter te zien als een "groen" verschijnsel. Volgens ITESOFT is dat voor de bedrijven zelfs niet eens een argument. Dematerialisatie betekent heel wat meer dan besparingen doen. Andere winstpunten zijn onder meer: minder persoonlijke verplaatsingen, de keuze van de gegevensdrager, het delen van informatie en de toegang tot kennis. Stuk voor stuk zijn dit elementen en parameters in een echt project van duurzame ontwikkeling dat op de verschillende resources van de onderneming berust.

Volgens een recente studie leveren bepaalde bedrijven al sinds 2008 inspanningen om de fase vóór de dematerialisatie van binnenkomende papieren poststukken en documenten te automatiseren door middel van scan- of digitaliseringsoplossingen. Over hooguit enkele jaren zullen wellicht ook de andere stappen in het dematerialisatietraject meer en meer geautomatiseerd worden, met de activering van workflows voor validatie, controle, identificatie van de documentbeheerders en automatische extractie van gegevens om die op te nemen in het informatiesysteem en de bedrijfsapplicaties. Markess International peilde de markt (bedrijven en organisaties die in 2009 hun binnenkomende brievenpost en documenten dematerialiseren of zich voorbereiden om daar in 2010 mee te beginnen) om zowel de argumenten ten gunste van dematerialisatie als de belangrijkste blokkeringspunten in kaart te brengen.

- een betere traceerbaarheid van de betrokken poststukken en documenten;
- de tijdswinst;
- het beter delen van informatie en een vlotter dataverkeer;
- de kostenreductie bij de verwerking, de aankoop van verbruiksartikelen en het rondbrengen van post in de verschillende vestigingen van de organisatie;
- een sneller reactievermogen.

- de papiercultuur;
- de benodigde investering;
- de angst voor verandering;
- de complexiteit van projecten waarvoor organisatorische beslissingen nodig zijn;
- de slechte kennis van de wetgeving inzake documenten en poststukken met bewijskracht;
- de veiligheid van het dataverkeer, de archivering ...

De grote dematerialisatieprojecten die momenteel in uitvoering zijn, bestrijken het hele informatiesysteem tot en met het content management van de organisatie. Dematerialisatie kan immers niet worden gereduceerd tot het scannen van documenten. Het uiteindelijke doel bestaat erin alle content te beheren van iedere organisatie die gegevens uitwisselt.

De digitale stroom die daardoor op gang komt, bestrijkt de volgende functies:
- verwerving, digitalisering, karakterherkenning;
- opslag, compressie, verandering van drager;
- transformatie, overname, verrijking, combinatie;
- afdruk, bewerking, verzendklaar maken, verzending;
- publicatie in meerdere formaten (web, wap, magazines, affiches, …);
- versiebeheer, archivering, expiratie, vernietiging van informatie.