Digitalisering zonder grenzen op de FOD Financiën

“De enige mogelijke zwakte in de schakel is het systeem voor het openen van de post, het ultieme mechanische en menselijke aspect van de oplossing. Je moet de post altijd eerst fysiek openmaken voor je kunt denken aan het elektronisch scannen, verwerken, opslaan en archiveren ervan. Openen blijft een taak voor de ‘envelop-openaars’!”

Op het moment dat FOD Financiën zich opmaakt om over te schakelen op de operationele modus voor het project CSS (Corporate Scanning System), dat de digitalisering en de elektronische archivering generaliseert, blijft het openen van de post de enige uitzondering op deze verwerkingsketen, die uniek is in zijn soort. Doel van het project: de uitbreiding van de digitale verwerking van documenten die binnenkomen bij de FOD Financiën. Daarbij gaat het vooral om aangiften van personenbelasting die werden opgestart met het Scanfin-systeem in 2002.

CSS is een nieuwe mijlpaal. Het platform zal operationeel zijn vanaf 2009 en alle types documenten toelaten: buiten de personenbelasting zal CSS met name alle huurcontracten digitaliseren en de permanente papieren dossiers van de declaranten om zo een uniek dossier te creëren. “Als generische en multidisciplinaire oplossing zal CSS de ICT-infrastructuur van FOD Financiën verrijken; de oplossing zal worden gebruikt door alle COPERFIN projecttoepassingen die nood hebben aan digitalisering van grote hoeveelheden documenten”, luidt de samenvatting van Louis Collet, Directeur IT bij FOD Financiën.

De precisering is belangrijk. Terwijl Scanfin een ‘sleutel-op-de-deur’-project was (loopt op zijn einde na vijf jaar met een verlenging van drie jaar (2002 tot 2009)), hoort CSS thuis in een volledig andere ICT-aanpak. De FOD Financiën heeft immers geëist dat de oplossing werd geïntegreerd in zijn architectuur, die steunt op DB2 (beheer van gestructureerde informatie) en op FileNet P8 (beheer van niet-gestructureerde informatie).

CSS betekent ook een breuk omdat de FOD Financiën zijn automatiseringsprocessen en de componentenvloed heeft geradicaliseerd. Vanaf het belastingjaar 2009, vanaf juni anders gezegd, zullen de belastingplichtigen hun aangifte niet meer sturen naar hun plaatselijk bureau, maar naar het scancentrum van Gent of van Namen. Alles zal gedigitaliseerd zijn, met inbegrip van de bijlagen.

Vanuit organisatorisch standpunt gaat het om een radicale verandering. Met substantiële besparingen in het vooruitzicht, of het nu gaat om productiviteit (afschaffen van operaties van verwerking, klassering en opslag) of over pure financiële winst (winst van ruimte omdat de opslagruimtes worden afgeschaft). IPP is

goed voor 4,2 miljoen papieren (op 6 miljoen) declaraties met een gemiddelde van 4 bijlagen (7 tot 8 pagina’s).

“CSS is maar een etappe van het algemene centraliseringsproces waar we nu mee bezig zijn”, zegt Louis Collet. “Op termijn zullen wij in het hele land nog maar één bureau op twee hebben. En omdat we niet dezelfde noden zullen hebben voor de opslag van fysieke documenten, zullen we besparen op de gehuurde oppervlaktes. Bij wijze van voorbeeld: een kast kost ongeveer 100 euro per jaar! Als je weet dat we tot nu toe documenten drie jaar lang bewaarden, en sommige zelfs vijf jaar lang, kan je je voorstellen hoeveel oppervlakte wij op dit moment nodig hebben…”

Door te centraliseren kan je ook de risico’s beperken. De centra van Gent en Namen zijn verbonden door glasvezel met het datacenter op de Koning Albert II Boulevard in Brussel, dat is verbonden met een hulpcentrum. Aan de andere kant is ieder scancentrum de back-up van het ander. In de veronderstelling dat het morgen nodig zou zijn om de infrastructuur te vervolledigen met een specifiek centrum van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, volstaat het om een extra link te voorzien per vezel.

Met dit project test de FOD Financiën ook het principe van virtualisatie uit. Eerder dan scanningoperaties te genereren via pc’s, zoals dat gebeurt in gedecentraliseerde bureaus, nemen verschillende specifieke, lichte terminals deze taak op zich, de ‘IVD’s’ (IRIS Virtual Desktop). Het gaat om een soort switch die is verbonden met de centrale server (één per center) en waarmee de schermen, toetsenborden en muizen zijn verbonden. “Geen pc meer, dat betekent zoveel besparingen, in energie, in ruimte, maar ook in TCO.”

Het principe van virtualisatie, dat zich vandaag beperkt tot twee verwerkingscentra per digitalisering (of in totaal 110 werkposten) zou uitgebreid kunnen worden tot de volledige administratie, als het overtuigend blijkt; de FOD Financiën telt vandaag zo’n 30.000 pc’s!

Tussen de regels door: het DIM (Document Input Management)-project gaat over de digitalisering van de detailelementen – in tegenstelling tot de massaproductie in de twee verwerkingscentra. Iedere ambtenaar zal in staat zijn om nieuwe documenten te digitaliseren en zo het unieke digitale dossier te vervolledigen; iedere functionaris zal ook toegang hebben tot het dossier waar hij ook is, via het internet of het intranet. Met DIM zal FOD Financiën de laatste stap hebben gezet die hen nog scheidt van een “paperless office”.

De elektronische documenten, waarvan een deel in kleur zal worden gegenereerd, worden gecomprimeerd op het einde van de keten dankzij de nieuwe compressietechnologie voor documenten iHQC van I.R.I.S.. Deze is uniek omdat ze extreem hoge compressiepercentages toelaat – de bestanden zijn tot 400 keer kleiner dan de niet-gecomprimeerde gedigitaliseerde documenten – met een weergave die duidelijk superieur is aan die van de klassieke compressietechnieken voor kleuren of zwart-wit.

Eigenlijk wordt de al aanwezige scanningcapaciteit van de digitaliseringscentra Scanfin van Gent en Namen versterkt door de toevoeging van nieuwe, erg krachtige scanners. Nieuwe functionaliteiten worden toegevoegd (digitalisering van kleurendocumenten, mailroom, enz.). Dankzij de lichte terminals IRIS Virtual Desktop is het trouwens niet meer nodig om pc’s te gebruiken in de centra, wat echte voordelen biedt zoals energiebesparingen, plaatswinst en kostenverminderingen.

De oplossing van I.R.I.S. zal worden gebruikt om de content van de geschreven en geprinte documenten te herkennen en ook om de verschillende verwerkte documenten te sorteren op basis van een geautomatiseerd identificatieproces (bankbewijs van een hypothecaire lening, bewijs van een gift, resultatenrekeningen, enz).

In het kader van CSS zal deze identificatie soepel verlopen. De architectuur bevat twee aparte bij elkaar horende verwerkingsketens (beelden en gegevens). De gedigitaliseerde documenten zullen worden gearchiveerd: de belastingdienst kan deze dan op aanvraag consulteren via de navigator van hun werkposten.

IRIS Powerscan 8.0.

De oplossing maakt het mogelijk om gescande documenten te herzien, te indexeren en te scheiden en ook te archiveren. 
Een van de voordelen is de mogelijkheid om te scannen met iedere scanner (op dit moment TWAIN en TWAIN VRS), om de documenten en documentgroepen te identificeren, de documenten automatisch of manueel te indexeren (OCR op volle kracht) in hetzelfde venster en dit met verschillende indexen per type groep of type document; het is ook mogelijk om documenten/een groep documenten op basis van de barcode of de OCR-zone, om documenten te herscannen, gescande documenten of groepen van documenten te visualiseren in een eenvoudig boomdiagram, de documenten/groepen documenten te hernoemen op basis van de index of van OCR/barcode/ICR-zones.

IRIS iHQC

Met de module I.R.I.S. iHQC (Intelligent High Quality Compression) is het mogelijk om documenten te comprimeren in PDF- en hyper gecomprimeerde kleuren XPS-bestanden met tekstindexering, zonder aan kwaliteit te verliezen. Tot nu toe, om te kunnen genieten van de meest interessante archiveringsgrootte, kon je beter kiezen voor zwart-wit digitalisatie dan voor kleuren. Er bestaat inderdaad een groot verschil tussen de grootte van een gedigitaliseerd beeldbestand in kleur en de grootte van een gedigitaliseerd beeldbestand in zwart-wit. Dankzij de nieuwe technologie van I.R.I.S. is het vandaag mogelijk om gecomprimeerde beelden te verkrijgen waarvan de bestandsomvang geringer is dan die van de oorspronkelijke zwart-witbeelden!

IRIS Virtual Desktop

I.R.I.S. Virtual Desktop (IVD) is een originele oplossing die het mogelijk maakt om desktop-pc’s te vervangen door een kastje dat een eigenaarstechnologie bevat, verbonden met gevirtualiseerde servers. Dit leidt tot veel voordelen: het energierendement is aanzienlijk beter, het onderhoud en de migratie van de toepassingen loopt een stuk makkelijker, back-ups kunnen op betrouwbare manier gebeuren, enz. IVD levert hardware die onafhankelijk is van de kantooromgeving. Tal van virtuele machines kunnen simultaan werken op hetzelfde systeem: ze zijn onafhankelijk van elkaar en iedere machine is geïsoleerd van de andere. Tenslotte zijn virtuele machines quasi onmiddellijk beschikbaar.