Welke grote trends hebt u opgemerkt tijdens het congres Innovations@documentmanagement 2008 (*)?

“Een enorme interesse voor Record Management! Documenten identificeren volgens hun bewijskracht of traceerbaarheid, ze capteren en beheren tot hun verjaring of vernietiging. Alhoewel het een cruciaal domein is, hebben we geconstateerd dat onze bezoekers niet weten hoe eraan te beginnen. Geen wettelijk kader, geen referentieteksten, geen ‘best practices’. We bevinden ons in een verlaten gebied!”

Nochtans bestaan er normen…

“Er bestaan twee technische modellen naast elkaar. Het Europese model MoReq (Model Requirements for the Management of Electronic Documents and Records) en het model OAIS (Open Archival Information System of ISO 17421). Merk ook andere teksten op die zich allemaal scharen achter één van de twee grote modellen of ze combineren… Blijven nog de puur operationele vragen. Hoe een oplossing voor Record Management in de praktijk brengen? Waar te beginnen. En vooreerst, wat stelt Record Management voor?”

Waarom zoveel vragen?



“We merken dat de organisaties niet vooruitkomen… Al met de term ‘records’ zijn er problemen. De betekenis ervan varieert volgens de bedrijfs- of managementculturen: actieve dossiers, lopende en intermediaire archieven, interne referentiedocumenten… A priori houdt Record Management rekening met wettelijke vereisten qua bewaring, verantwoordelijkheid en traceerbaarheid, informatienoden, efficiëntie van systemen en procedures. Het is veel, te veel. Een aantal bezoekers bekennen kortom dat ze zich verloren voelen. Ze zijn zich bewust van het belang, of zelfs de urgentie, om eraan te beginnen, maar voelen zich niet gewapend…”

Wat te denken over de plaats van de niet-gestructureerde informatie?

“De evolutie van de plaats ingenomen door de niet-gestructureerde informatie is verbonden met de combinatie van verschillende factoren die vandaag een nieuw paradigma vormen. De introductie van webtechnologieën heeft de informatie inderdaad beschikbaar gemaakt voor het grote publiek. Tegelijkertijd overheerst het de nood aan de controle op de verspreiding.”

“Deze trend zet zich vandaag verder met Web 2.0. Tijdens het congres hebben we duidelijk gevoeld dat de contouren en de definitie van dit nieuwe concept nog vaag zijn. En het is ook het luik dat zich errond organiseert dat men kan kwalificeren als de ‘democratisatie van het net’, vooral door de communities en de sociale netwerken en door de bijdrage van de internauten, dat het meest vragen oproept… Er is kortom een enorm potentieel, maar de bedrijven en organisaties weten nog niet goed hoe ze te ontginnen.”

(*) Het congres Innovations@documentmanagement 2008, georganiseerd door document@work, verzamelde meer dan 350 deelnemers rond de thema’s documentbeheer en workflow. Het congres werd op 25 september gehouden in de Crowne Plaza in Brussel. In de aanwezigheid van sprekers uit de vier uithoeken van Europa werden technologische trends van ECM aangekaart en ging men in op gebruikerstestimonials (praktijkgevallen).