Een overvloed aan data doodt de informatie!

Bernard De Cooman, HR Manager, Xerox

“We zijn zeker voor een deel verantwoordelijk, zegt Bernard De Cooman. “Zeventig jaar geleden maakte Chester Carlson zijn eerste fotokopie in een klein laboratorium van Queens, in New York. Wie kon zich toen voorstellen dat deze eenvoudig ogende uitvinding de manier waarop mensen informatie delen en kennis opdoen op een revolutionaire manier zou veranderen?”

Volgens Basex, een studiebureau in de kenniseconomie, kosten onnodige werkonderbrekingen en de tijd die nodig is om een taak weer op te nemen 28% van de dagelijkse werktijd, tegenover 25% voor de productieve creatie van content, 15% voor opzoekingen, 20% voor vergaderingen en 12% voor reflectie. De reden: het teveel aan informatie. Dit probleem wordt vaak onderschat en verwaarloosd, maar het is reëel: 53% van de geïnterviewde personen schatten dat minder dan de helft van de informatie die ze ontvangen, hen van pas komt. 42% geeft toe minstens een keer per week onjuiste informatie op te zoeken.

Deze orde van grootte verwondert Xerox niet. Sinds meer dan dertig jaar bestuderen hun specialisten in sociale wetenschappen onze manier om te communiceren en om ons te organiseren; zij waren de pioniers van de etnografie, door onze dagelijkse werkgewoontes te bestuderen.

“Het beheer van de overvloed aan informatie is een cruciale opgave voor de meeste bedrijven. Dat is vandaag het geval, dat zal het morgen nog zijn… en binnen vijf jaar! Want niets houdt de informatiestroom tegen; de nieuwe communicatiemiddelen leiden weer tot nieuwe.”

De snelle groei van de sociale netwerken zegt veel over deze bedrijfsveranderingen, die ook culturele mutaties zijn. Terwijl veel bedrijven zich afvragen of ze de toegang tot deze netwerken niet moeten verbieden, moedigt Xerox het gebruik ervan net aan. “De bedrijven die geen rekening houden met de nieuwe essentiële noden van werkers in een maatschappij die voortdurend online is en krioelt van informatie zullen in het nadeel zijn”, denkt Bernard De Cooman. “Ze zullen moeten vechten om hun jonge gediplomeerden te houden en om de behoeften te begrijpen van de toekomstige generaties partners en klanten. Tegelijkertijd moeten we erkennen dat deze tools de overvloed aan informatie alleen maar doet toenemen. Het is dus nodig om ze te integreren in de werkprocessen, zoals we dat hebben gedaan met Unified Communications.”

Door nieuwe tools te verbieden snij je je af van de anderen en verwerp je het idee dat de immateriële activa voortaan het kennisvermogen van een bedrijf vormen. Denk maar aan de informatietechnologieën en de knowhow van de werknemers. Het is vanaf nu een feit: terwijl we vroeger gericht waren op de materiële productie, focussen we nu steeds meer op het beheren van de informatie.

Zowel via de individuen die de gegevens beheren als via de gebruikte data, stellen bedrijven zich voortaan op als informatieverwerkende systemen. Onze bedrijven worden cognitieve systemen. We zullen ons dus richten op nieuwe concepten die de laatste ontwikkelingen van de cognitieve wetenschappen, de informatietechnologie en het beheer van informatie integreren.

“De informatie bevat alleen een fenomenale toegevoegde waarde als ze adequaat wordt verwerkt,” zegt Bernard De Cooman. “Het is dus de verwerking van de data en de informatie die het verschil maakt en zal maken!” Om de overvloed aan informatie te bestrijden is het ook nodig om de groeiende kloof te verkleinen tussen de kwantiteit van de gegevens en de tools om deze om te zetten in informatie, met name in nuttige kennis.

“Wat zien we vandaag, behalve e-mailboxen die uitpuilen van nauwelijks gelezen nieuwsbrieven en een RSS-feedreader die de allures van een universiteitsbibliotheek aanneemt! Omdat we niet noodzakelijk over de juiste informatie beschikken, verhogen we het datavolume in de hoop er te vinden. En zoals de goudzoekers in het tijdperk van de Far West, spenderen we ontzettend veel tijd met het zeven van de gegevens, op zoek naar de informatie. Resultaat: onze productiviteit lijdt er sterk onder!”

De oplossing is meervoudig. Maar eerst moeten we erin slagen om onze eigen informatiecontext beter te begrijpen. We moeten data en informatie van elkaar kunnen scheiden, de omstandigheden analyseren die tot een overdaad aan informatie leiden en de links tussen onze prioriteiten en de informatie vastleggen. Deze methode vereist ook dat je de pertinente informatie selecteert en weerhoudt en de zoekprocessen en de processen voor de selectie van informatie identificeert. Tenslotte moet je de informatie organiseren. Dat wil zeggen dat je moet klasseren, delen, verspreiden; en ook dat je contractuele afspraken maakt met je gesprekspartners over de verspreiding van de informatie – codificatie, regels, charters…

We denken meteen al aan specifieke technologieën, aan methodologieën. Dat deze bestaan spreekt voor zich. Maar volgens Bernard De Cooman is het alleen zinvol om ze te introduceren als je het niveau van de menselijke interactie wil verhogen… en niet om problemen op te lossen die het gevolg zijn van bedrijfsprocessen, werknemers of de organisatie.

Teveel gegevens doden de informatie. En teveel informatie doodt de communicatie. En dat terwijl niets waardevoller is dan communicatie: het gaat om de relatie die we opbouwen met de ander en om deze overdracht van kennis en ervaring. Bij Xerox hebben we het Xerox Café opgericht – en dat terwijl we over alle mogelijke communicatietools beschikken – een wekelijkse afspraak waarop onze medewerkers elkaar kunnen ontmoeten, telkens op het einde van de week. Er komen ideeën naar voren, projecten komen tot stand, andere evolueren. Het is eenvoudig en gezellig. En ongelooflijk efficiënt!”

Pauzeren
Het lijkt eenvoudig, maar weinig mensen nemen er de tijd voor. Toch is het noodzakelijk om pauzes in de lassen tijdens de werkdag. Van het bureau weggaan of enkele minuten je ogen sluiten helpt om de productiviteit te verhogen.

Het gebruik van je tijd optimaliseren
Probeer om alle vergaderingen op bepaalde dagen te houden en de andere dagen te behouden voor het verwerken van informatie. Het is makkelijk om je te concentreren op je taak als je geen meeting in het vooruitzicht hebt.

Data bewaren
Je kan beter teveel informatie hebben dan helemaal geen. Dus moet je over een oplossing beschikken die regelmatig bewaart.

JE Het bureau opruimen
Belangrijke documenten kan je beter digitaliseren en elektronisch archiveren dan ze fysiek te klasseren. Op de computer is het van belang de nutteloze dossiers te verwijderen en een zoekmotor te gebruiken om gegevens die je nodig hebt te zoeken.

Onmiddellijk handelen
We verliezen vaak tijd door verschillende keren terug te keren naar het verwerken van dezelfde informatie. Het is dan ook beter om het in één keer te doen zodra de informatie binnenkomt, en om het daarna te klasseren in een dossier of zelfs te verwijderen.

De gratis aanbiedingen overboord gooien
Nutteloze e-mails en ongevraagde aanbiedingen hebben een prijs. Het is beter om kwaliteit te verkiezen boven kwantiteit. Je kan je facturen en rekeningen online beheren en je inschrijven op lijsten die je waarschuwen voor ongevraagde oproepen en reclames.

De beschikbare tools gebruiken
Gebruik de telefoon om de juiste informatie te krijgen op het juiste moment. Telefoons die over lokalisatiefuncties beschikken kunnen de gewenste informatie bezorgen in functie van de plaats waar je je bevindt.