En cinq ans, D’Ieteren aura économisé plus d’un million d’EUR sur ses impressions

Plus de 250 EUR d’économies par utilisateur et par an. A terme, après cinq ans, le groupe D’Ieteren estime qu’il aura économisé plus de 1 million d’EUR sur ses impressions. Comment? En passant à une gestion centralisée de ses impressions bureautiques.

En août 2011, D’Ieteren a abordé la quatrième année du contrat. Et peut réellement parler des résultats générés, que ceux-ci s’expriment en objectifs financiers ou en avantages en termes de productivité, de coûts administratifs ou de développement durable.

Moteur initial du projet? Réduire les coûts. «En discutant avec les principaux fournisseurs du secteur, nous avons vite compris que ce n’était pas en achetant des périphériques d’impression moins chers que nous serions en mesure de réduire globalement nos dépenses, encore moins notre consommation globale, explique d’emblée Emmanuela Piccoli, Facility and Purchase Manager, D’Ieteren. Seul le passage à une gestion centralisée pouvait impacter positivement et durablement le coût total d’impression de notre environnement bureautique.»

Parallèlement, le groupe de distribution automobile voulait aussi parvenir à une transparence totale sur les coûts et les possibilités de refacturation et assurer une meilleure gestion.

Début 2008. Xerox remporte le contrat à l’issue d’un PoC (Proof of Concept). Le groupe sélectionne D’Ieteren Sport comme entité d’évaluation. La filiale, relativement indépendante dans son fonctionnement, sert de «laboratoire». Avant de se décider, D’Ieteren étend l’exercice en analysant les besoins spécifiques des entités IT et Corporate. Soit, au total, une base de 150 équipements. «Nous voulions connaître précisément nos coûts, mieux comprendre comment nous fonctionnions jusqu’ici et comment nous pouvions évoluer. Ce PoC fut révélateur!», enchaîne Emmanuela Piccoli.

Première étape concrète pour les utilisateurs, la rationalisation du parc. Celui-ci est passé de 850 périphériques -dont beaucoup d’imprimantes individuelles- à 119 MFP (deux modèles: 25 et 40 pages par minute). «A elle seule, cette rationalisation a très vite porté ses fruits: la plupart des équipements étant des systèmes d’impression individuels assez peu utilisés, nous avons pu réduire sensiblement nos coûts. Notre facture en consommables, en particulier, a littéralement fondu, passant de 225.000 à 80.000 EUR par an. En même temps, nous avons pu réaffecter deux personnes du service IT -jusqu’alors en charge de la résolution des problèmes hardware d’impression- à des tâches de résolution de problèmes applicatifs, à réelle valeur ajoutée pour le groupe.»

Rationaliser, certes. Mais avant tout sensibiliser les utilisateurs au principe de réduction des coûts, insiste Emmanuela Piccoli. A l’entendre, c’est un gage réel de réussite du projet. «L’imprimante est considérée comme un outil personnel; nombre d’utilisateurs mettent en avant les tâches confidentielles qu’ils sont amenés à réaliser. Bref, il faut être conscient qu’il ne sera pas facile de les motiver à sortir de leur bureau pour utiliser un MFP!»

D’Ieteren a donc défini une Printing Policy. Et, au départ des manuels de Xerox, identifié et diffusé une série d’usages et de bonnes pratiques via son intranet. Le département Facility and Purchase a poursuivi l’effort de communication en avançant des arguments écologiques. Enfin, un outil de reporting a été mis à disposition de chaque département. «Plutôt qu’une démarche globale, au niveau groupe, qui risquait d’être diluée, nous avons préféré sensibiliser les différents départements. Et de leur proposer, à travers un reporting trimestriel, les données leur permettant de suivre précisément leurs coûts, partant que ceux-ci peuvent varier en fonction des activités, voire dans le temps.»

Parallèlement, D’Ieteren a adopté une réaffectation des coûts en interne par centres de coûts. Alors que le groupe reçoit une facture unique (mensuelle) de Xerox, les centres de coûts sont refacturés (via SAP) sur base du nombre de copies (N/B, couleurs), d’impressions, de scans, de fax... L’objectif, on s’en doute, est de responsabiliser davantage les utilisateurs. Et ça marche! Pour preuve, le nombre de pages A4 achetées (14 millions par an) a diminué de 25%.

Prochaine étape, les concessions. Si celles-ci sont par principe indépendantes, les besoins sont les mêmes. Le fait d’opter pour les services de Xerox leur prodiguera un avantage certain: l’assurance de la comptabilité avec les applicatifs «maison»...