Europees proefproject over e-Invoicing en e-Ordering

E-invoicing mag dan wel een realiteit zijn, maar het wordt vaak maar beperkt gebruikt op nationaal niveau. Dit komt door het gebrek aan compatibiliteit van de ICT-systemen van klanten en leveranciers en ook door het gebrek aan uniforme reglementering in de lidstaten. Ondernemers krijgen te maken met schemerzones in verband met de plaatselijke wetgeving. Resultaat: meer dan de helft van de bedrijven die op dit moment hun facturen elektronisch sturen, verwerken deze ook parallel op papier… omdat ze niet zeker zijn dat de elektronische oplossing die ze gebruiken, overeenstemt met de plaatselijke wetgeving!

Het op elkaar afstemmen van elektronische en papieren facturen is nog geen feit. De Europese Commissie evolueert op dit moment de beste praktijken op dit vlak via een omvangrijk proefproject van e-Invoicing and e-Ordering. Doelstelling: meer ervaring opdoen en uitwisselen met de buitenwereld om het gebruik van elektronische facturatie te stimuleren. PwC, dat al erg betrokken is bij de facturatie en de elektronische archivering in de Europese Commissie, maakt deel uit van de consultants.


In dit proefproject, gestuurd vanuit Brussel, gaat een bijzondere aandacht naar het hergebruik van specificaties en naar een meer doorgedreven standaardisatie in de wereld van de elektronische facturatie. Deze praktijken variëren van de ene lidstaat tot de andere. Het verst gevorderde land is Denemarken. Sinds 2005 gebeuren transacties tussen bedrijven van het land en de overheid uitsluitend elektronisch. Daar staat tegenover dat andere lidstaten echt achterop hinken of praktijken opleggen die moeilijk verenigbaar zijn.

Het proefproject, dat van nature federaliserend is, baseert het gebruik van Web Services op ESB, hetgeen garandeert dat boodschappen veilig worden doorgestuurd tussen toepassingen, databronnen en andere middlewares. De ESB speelt hier volop zijn rol van bemiddelaar tussen de leveranciers en de consumenten van diensten: hij stelt heterogene toepassingen in staat om te reageren met standaarddiensten die zij ter beschikking stellen.
Eerder werd heel wat verwezenlijkt met de organismes voor standaardisatie. CEN/BII, UN-CEFACT, dat met OASIS co-auteur is van ebXML (i.e. ISO 15000) en GS1 (i.e. gebruik van de GLN-code). Hetzelfde geldt voor PEPPOL (Pan European Public Procurement on-line), een project dat de bestaande nationale systemen voor de elektronische overdracht van openbare aanbestedingen verzamelt. PEPPOL maakt het mogelijk om op Europees niveau de samenwerking te testen van de verschillende diensten die te maken hebben met de openbare bestellingen (elektronische handtekening, elektronische catalogus, virtueel bedrijfsdossier...) om uiteindelijk de uitwisselingen tussen administraties en bedrijven te vergemakkelijken.

Tijdens de eerste fase heeft het proefproject het al mogelijk gemaakt om een exhaustieve inventaris op te stellen van de verschillende noden, ook een catalogus van de te leveren zaken. Hierbij werden gedefinieerd: de verzending van een XML-factuur door middel van beveiligde Web Services, de verzending van een bijlage en de verzending van een aanvraag van de status van de boodschap, die de status van de factuur verzendt.

Het proefproject bevindt zich nu in fase 2a. Op dit moment worden een factuur en de bijbehorende kredietnota bij een geschil ontwikkeld; evenals een administratieterminal en notificatie- en samenvattingstools. Interessanter is dat het proefproject een beroep doet op de spelers van het eerste uur op het vlak van e-Invoicing: Belgacom, Dell, BT en Systemat. Het objectief is om hun gegevensstromen te analyseren, hun ‘beste praktijken’ naar boven te halen en te delen en ook hun ervaringen in het algemeen. Omdat ze verschillen, zijn hun profielen interessant: Systeem heeft ervaring als uitgever, Dell als grensoverschrijdende speler en Belgacom als grote producent van facturen… Deze fase zou afgerond moeten zijn voor de zomervakantie van 2009.

Tijdens de fase 2b zal het proefproject worden uitgebreid tot e-Ordering. Een bijkomende selectie van vaste leveranciers van de Europese Commissie zal hierbij worden betrokken. Bij iedere etappe wordt een post-proefatelier georganiseerd om de geleerde lessen te delen. In de finale fase tenslotte worden alle leverbare elementen van het project gepresenteerd.

Evalueren, testen, aanbevelen… dit zijn de objectieven van dit omvangrijke project, dat uniek is in zijn soort. Met SoapUI wordt het bijvoorbeeld mogelijk om de Web Services te testen. Deze Open Source-tool maakt de inspectie, de aanroeping en de ontwikkeling van Web Services mogelijk en ook de simulatie en hun beluistering. Om het project goed te kunnen beheersen, is het gebaseerd op een ontwikkelingsmethodologie, meer bepaald de soepele methodologie RUP@EC (Rational Unified Process), een ontwikkelingsmethode door herhalingen (met name de samenstelling van de teams en de kalender en ook een aantal modeldocumenten). Een ander aandachtspunt is de definitie van Web Services via WSDL, een publieke toegangsinterface – concreet is dit een beschrijving gebaseerd op XML die weergeeft «hoe te communiceren om de dienst te gebruiken».

Pieter Breyne, Senior Manager Advisory – IT Effectiveness, PricewaterhouseCoopers

Waarom zou u dematerialiseren? Op welke niveaus heeft een bedrijf hier baat bij?

“De voordelen van dematerialisatie zijn verdeeld over de verschillende spelers van de bevoorradingsketen. Eerst en vooral is er tijdwinst: overdracht van de facturen en behandeling van geschillen. Daarnaast is er het financiële voordeel: eliminatie van postkosten, vermindering van archiveringskosten. Tenslotte is er ook het veiligheidsaspect: de authenticiteit en de integriteit van de doorgegeven facturen zijn gegarandeerd.”

Er wordt nog niet veel gebruik gemaakt van dematerialisatie. Om welke redenen?

“Vandaag worden veel bedrijven geconfronteerd met problemen van conformiteit, met name bij internationale uitwisselingen. Hoe kan je er zeker van zijn dat de processen de verschillende fiscale wetgevingen respecteren? Neem nu het voorbeeld van Duitsland: een beveiligde elektronische factuur met een geavanceerde elektronische handtekening is alleen maar toegestaan als de handtekening is gebaseerd op een certificaat dat werd gekwalificeerd en gecreëerd met een Secure Signature Creation Device (smart card). Anders riskeert het bedrijf om zijn BTW niet terugbetaald te krijgen… Algemeen gesproken stellen we vast dat meer dan de helft van de bedrijven die hun facturen elektronisch versturen, ze ook parallel verwerken op papier omdat ze niet zeker zijn dat de elektronische oplossing die ze gebruiken in overeenstemming is met de plaatselijke wetgeving!”

Op welk niveau kan u tussenbeide komen?

“Door de Europese Commissie maatregelen voor te stellen die het gebruik van de elektronische facturatie en archivering vergemakkelijken. Voor het eerste willen we elektronische en papieren facturen volledig op elkaar afstemmen. Dat is voor ons dringend. Vandaag moeten bedrijven bijvoorbeeld eerst een overeenkomst afsluiten voor ze een elektronische factuur kunnen ontvangen…”

“PwC stelt ook voor om bedrijven vrijuit te laten kiezen waar ze hun facturen en documenten opslaan. Dit maakt het mogelijk om alles uit te besteden aan een onderaannemer, zodat hij de volledige archivering kan verzorgen in het land van zijn keuze. Het is natuurlijk nodig dat de documenten in kwestie volledig toegankelijk zijn…”

De ambitie van het UBL-project (Universal Business Language) is het standaardiseren van de meest courante commerciële documenten zoals de bestelling, de verzend- of ontvangstnota of de factuur. In goede banen geleid door een technisch comité van Oasis (Organization for the Advancement of Structured Information Standards) definieert UBL verschillende basisdocumenten in XML-formaat, net als de meest algemene uitwisselingsdiagrammen. De troef van deze aanpak is de tijdwinst voor wie het direct integreert, terwijl het tegelijkertijd het compatibiliteitsniveau tussen beroepen verhoogt.

Basis XML-documenten en eenvoudige commerciële scenario’s: het doel van UBL is een XML-vocabularium te leveren en een begrijpelijke werking die makkelijk is op te zetten door de bedrijven. Dezelfde doelstelling heeft UN/CEFACT naar de “Cross Industry Invoice” geleid, ondersteund door de European Expert Group on e-Invoicing. Maar er is geen sprak van om de twee als concurrenten tegenover elkaar te zetten, omdat UN/CEFACT en UBL zouden kunnen convergeren. Dat is in elk geval de ambitie van CEN/ISSS BII (Comité Européen de Normalisation – Workshop on Business Interoperability Interfaces on public procurement in Europe). Door actief deel te nemen aan CEN/ISSS BII en door de ervaring van het proefproject in het bijzonder te delen, helpt de Europese Commissie deze convergentie realiseren

Nuttige links:
Link naar het project over epractice: www.epractice.eu
Link naar PEPPOL: www.peppol.eu
Link naar CEN www.cenbii.eu