“Het is erg makkelijk om te besparen. De technologie maakt het ons mogelijk via verschillende spaarfuncties. Je moet het alleen maar willen…”
Tom Dehouck, Manager Managed Document- & Outsourcing Services, Ricoh

Een ‘besparing’ van 1,75 pagina’s per jaar. Een grootteorde die misschien niet veel zegt, ware het niet dat je het kan omzetten in de veelzeggende som van 8.750 EUR per jaar. Voor een reus als Bekaert is dat een druppel op een hete plaat. Maar in deze periode van crisis kan dit bedrag het bijvoorbeeld mogelijk maken om een project van Document Management op te starten, dat op zijn beurt voor andere besparingen zal zorgen. Alle beetjes helpen…
“Door te kiezen voor een resoluut meer milieuvriendelijke aanpak, zal je kunnen besparen zonder dat je moet investeren, legt Tom Dehouck uit. “Deze winsten zullen je aanmoedigen om nieuwe projecten te lanceren. Op deze manier kom je heel natuurlijk in een cirkel van winsten terecht!”
Bedankt moeder natuur! Nog altijd bij Bekaert werd het park van printsystemen met de helft verminderd (55%); de printkosten zijn met 48% gedaald. En dan is er nog het koolstofpercentage: een besparing van 31,5 ton per jaar, of 13%. En dan hebben we het nog niet gehad over de vooruitgang op het vlak van productiviteit en efficiëntie…

Dit voorbeeld is zeker geen alleenstaand geval. Printen kost veel geld: bedrijven weten het, maar steken hun kop nog in het zand. Wat de ecologische balans betreft vertegenwoordigt papierverbruik gemiddeld 80% van de koolstofvoetafdruk die tijdens de levensduur van een printer wordt uitgestoten (5 jaar) die ongeveer 8.000 prints per maand maakt – zo beweert een onafhankelijke studie van Franse origine. De gebruikte energie vertegenwoordigt 8%, de inkt 6%; de rest wordt gevormd door de productie, de distributie en het beheer van het materiaal aan het einde van hun levensduur.
We kunnen de uitgaven die verband houden met kopieën en prints makkelijk met 30% verminderen, zonder bijkomende investering, verzekert Tom Dehouck. “Begin al met de spaarfuncties te gebruiken waar uw systemen vandaag over beschikken. Zorg ervoor dat deze standaard zijn ingeschakeld,” zo adviseert hij. “Spijtig genoeg moeten we vaststellen dat dit vaak niet het geval is..!” Een andere goede gewoonte is het dubbelzijdig printen: het is eenvoudig en brengt direct op. Het is ook een goed idee om de toegang tot kleurenprinters of tot A3-formaat te beperken voor bepaalde gebruikersgroepen; om toegang te krijgen tot de printer, zal de werknemer een code moeten ingeven die zijn gebruikersprofiel bepaalt. “Om het printen te verminderen kan men ook het gebruik van de code generaliseren voor alle werken. Dat is makkelijk. En zo vermijd je dat er naast de multifunctionele printer stapels geprinte papieren liggen die niet zijn meegenomen!”

Via zijn audit Pay Per Page Green wil Ricoh aantonen dat kostenvermindering en respect voor het milieu perfect compatibel zijn. Hierdoor win je aan productiviteit en verminder je de kosten, terwijl je tegelijkertijd de impact op het milieu meet via het luik energie, inkt en papier.
De dienst Pay Per Page Green van Ricoh is gebaseerd op concrete elementen. Eerst gebeurt er een audit om de CO2-uitstoot en de TCO van het park te bepalen. Op basis van de huidige situatie wordt er een scenario opgesteld dat de exploitatiekosten, het papier- en energieverbruik en de CO2-uitstoot moet verminderen. Tom Dehouck: “De koolstofvoetafdruk zal evenredig verminderen met de kosten: alle aspecten van de documentaire omgeving worden geoptimaliseerd in één en hetzelfde proces.”

Hoe? Om te beginnen door het materiaal te elimineren dat niet nodig is en door ander materiaal te vervangen door meer efficiënte systemen. Maar ook door de fijne analyse van de processen en door het gebruik van technologie om de praktijken op het vlak van workflow te rationaliseren. Ook door software te installeren die in staat is om het gebruik van het materiaal over het hele netwerk te controleren. En tenslotte door gebruikers te motiveren en te leren om de ‘best practices’ te respecteren.
De aanpak moet permanent zijn. Stimuleren en opleiden volstaat niet, het is ook nodig om te controleren en zelfs om slechte gebruiken te identificeren en aan de kaak te stellen. “We hebben ons gerealiseerd dat sommige functies waarmee je kunt besparen snel worden uitgezet door de gebruikers omdat ze het een beperkende maatregel vinden,” zegt Tom Dehouck. “Er is dus een discrepantie tussen de oorspronkelijke ambitie en de praktijk. Communicatie is ook van groot belang. Wees niet bang om de objectieven te herhalen. Wijs op duidelijke grootteordes die tot de verbeelding spreken. Maak bijvoorbeeld aanplakbiljetjes waarop staat hoeveel pagina’s er per jaar worden verspild en leg die in de ‘print corners’.”

Het gaat niet alleen om papier. Volgens Ricoh moet je je evenzeer met energie bezighouden. De Eco Modus, die beschikbaar is op alle toestellen van Ricoh, maakt het mogelijk om de energiefactuur te verminderen tot 86% als het toestel niet wordt gebruikt. Eco Modus – die alleen wordt geactiveerd als het apparaat inactief is – bevat drie ultra-efficiënte parameters voor energiebesparing, die niet interfereren met het rendement van het multifunctionele toestel. “Door de printsystemen automatisch uit te zetten na 20 uur om ze weer op te starten vanaf 8 uur, bijvoorbeeld, heeft één van onze klanten 6% bespaard op zijn energiefactuur. En opnieuw, het gaat hier alleen om een instelling. Waarom zou je het niet doen?”
Er zijn geen kleine bezuinigingen. Natuurlijk kost papier meer dan energie, maar je moet niet stoppen als je zo goed bezig bent, luidt de uitleg van Ricoh. Intern hebben ze berekent dat ze voor iedere twee euro die wordt gewonnen op papier, één euro kunnen besparen op energie…

De inspanning moet ook permanent zijn. Ricoh had vastgesteld dat er bij hen intern maar weinig dubbelzijdig werd geprint: nauwelijks 10%. Het doel werd op 30% vastgelegd. En zo hebben ze tot 300.000 pagina’s per jaar kunnen besparen. Het gebruik van de code zorgde er trouwens voor dat er heel wat minder onnodig werd geprint: tot 1400 pagina’s per gebruiker minder! “Sommigen zullen zich verbazen over onze aanpak. Deze besparingen zijn zoveel minder kliks en dus een inkomstenderving. Mathematisch gesproken is dat waar. Maar we gaan ervan uit dat we meer te winnen hebben door onze klanten te adviseren en te begeleiden. We staan liever als partner naast onze klant. En we mikken op ambitieuzere projecten.

Door bepaalde processen te herzien en nieuwe stromen te ontwikkelen, kunnen we echt werken op de efficiëntie en de competitiviteit van ondernemingen.”

Ricoh Pay Per Page Green, benadering in drie etappes

• Audit en analyse over de CO2-uitstoot en de TCO van de posten kopie en print.
• Bepaling van een plan om de de CO2-uitstoot en de TCO van de documentaire omgeving te verminderen en tegelijkertijd de processen te optimaliseren.
• Periodieke controle van de resultaten op het vlak van de vermindering van de CO2-uitstoot en de TCO

Voornaamste milieuwinsten
• Minder gebruik van energie
• Minder energie-uitgaven
• Minder CO2-uitstoot

Voornaamste operationele winsten
• Optimalisatie van de processen van documentbeheer
• Verhoging van het productiviteitsniveau
• Verbetering van de gebruikerstevredenheid
• Rationalisering van het machinepark