Kiezen voor een nieuw informaticapark… en gelijk ook voor outsourcing!

Het is een omvangrijk project. Een honderdtal faxtoestellen en een tweehonderdtal kopieerapparaten en printers die zeven miljoen pagina’s produceren per jaar, zullen worden vervangen door een honderdtal multifunctionele Xerox-systemen. Dit zou leiden tot een jaarlijkse besparing van om en bij de 70.000 EUR.

Het is niet alleen een vervangingsproject. In het kader van een XOS (Xerox Office Services)-outsourcingcontract kreeg Xerox de opdracht om, samen met Econocom, het huidige park te analyseren, een geoptimaliseerde productieomgeving voor kantoordocumenten te creëren, de overgangsperiode in goede banen te leiden (de vervanging van het huidige materiaal) en de continuïteit te verzorgen. De vervanging van het materiaal in de veertigtal sites van Partena begon op 10 november.

“Al sinds enkele tijd merkten we op dat digitaal kantoormateriaal populairder was dan de traditionele analoge kopieerapparaten,” zegt Philippe Picalausa, ICT Infrastructure Manager van Partena. “Deze trend viel samen met de noodzaak om een honderdtal kopieerapparaten van dat type eind 2007 te vervangen. Vandaag kan er geen enkele twijfel meer bestaan. De multifunctionele systemen die aan het netwerk verbonden kunnen worden, zijn onmisbaar voor het optimaal functioneren van een kantooromgeving. Bovendien moesten we erg veel individuele printers, kopieerapparaten en faxtoestellen kopen, wat het updaten van het park en zijn toebehoren en het onderhoud ervan bemoeilijkte en de beheerkost verhoogde. En dat was zeker het geval omdat er geen centrale verantwoordelijkheid was: alles wat met de printers te maken had, hing af van de informatica en alles wat niet verbonden was met het netwerk – zoals de analoge kopieerapparaten, de faxtoestellen, maar ook de toebehoren en het klein materiaal – was de bevoegdheid van het magazijn…”

Kortom, een mooie gelegenheid om de manier van werken te veranderen. Zeker omdat Xerox voorstelt om Partena te ontlasten van het beheer van het nieuw materiaal, terwijl het garandeert om de productiviteit te optimaliseren en te verhogen en de total cost of ownership te verlagen met 15% of een bedrag van ongeveer 70.000 EUR per jaar.

Partena grijpt onmiddellijk zijn kans. “Het voorstel sloot aan bij ons verlangen om te investeren in de technologieën van de nieuwe generatie zoals we dat medio 2007 hadden gedaan door een Documentum-oplossing in productie te brengen. Sindsdien worden alle faxen die bij de kantoren van Partena aankomen -tot 3.000 per dag- automatisch doorgestuurd naar een centrale faxserver. Daarna worden ze in PDF-formaat gearchiveerd in de Documentum-oplossing en online geconsulteerd door onze medewerkers.”

In januari 2008 werd de huidige situatie in de sites van Brussel, Antwerpen en Luik, waar bijna 75 % van het personeel van Partena werkt, geanalyseerd. Volgende zaken werden geïdentificeerd: de kosten voor documentproductie met inbegrip van klein materiaal en onderhoud, het administratieniveau dat nodig is om de verschillende lopende contracten te beheren, de efficiëntie van de arbeidsprocessen, welke machines te weinig of te veel worden gebruikt en in welke mate ze aangepast zijn aan de behoeften van Partena.

In één moeite door zet Xerox een nieuwe omgeving op punt. Aangepast materiaal wordt op de juiste plaats geïnstalleerd, afgestemd op objectieven van productiviteitsverhoging, kostenvermindering en administratieve vereenvoudiging. Er wordt rekening gehouden met de huidige bureautoepassingen, de herziene arbeidsprocessen, de locatie, het aantal gebruikers en de bijzondere noden zoals een grotere vertrouwelijkheid bij het printen.

Partena heeft twee soorten multifunctionele systemen gekozen: een zwart-wit basismodel, de Phaser 3635MFP, en een geavanceerd kleurenmodel, de WorkCentre 7242, voorzien van afwerkingfuncties zoals het nieten. De twee modellen kunnen kopiëren, printen, digitaliseren en faxen (Partena gebruikt het voor uitgaande faxen). Omdat deze systemen door verschillende mensen gebruikt worden, beschikken ze over een systeem dat de confidentialiteit van de informatie die op de geprinte documenten staat, garandeert: om het printproces op te starten moeten de gebruikers hun badge voor een geïntegreerde lezer houden.

In januari 2009 zou de volledige nieuwe infrastructuur worden geïnstalleerd. Het beheer van de overgangsperiode komt ook volgens het contract toe aan Xerox. Philippe Picalausa preciseert: “Xerox heeft alle oude toestellen voor zijn rekening genomen. Die zullen straks de recuperatiecircuits voeden voor oud materiaal of nog even in plaats blijven om enkele kleine diensten te verlenen, voor ze ook uit de lokalen worden weggehaald.”

De laatste en zeker niet de minste etappe is het beheer van de continuïteit. Hiervoor werd een medewerker van de afdeling Xerox Office Services ingezet bij Partena. Hij is verantwoordelijk voor het beheer van de productieomgeving van kantoordocumenten: hij verleent alle diensten om de voordelen op korte en op lange termijn te handhaven en stelt regelmatig verbeteringen voor. Updates van hard- en software kunnen deel uitmaken van deze verbeteringen. Deze medewerker zal ook de oproepen over de nieuwe infrastructuur, die op de interne helpdesk van Partena aankomen, behandelen.

“Ik ben ervan overtuigd dat de verhoging van de productiviteit en de verlaging van de total cost of ownership, die ons werden beloofd, eind 2009 op het appel zullen zijn. Ik heb al kennisgemaakt met de betrouwbaarheid van Xerox”, zegt Philippe Picalausa. “We gebruiken sinds meer dan 15 jaar hoge-volumesystemen van Xerox, gecentraliseerd in onze IT-afdeling. Zij produceren ieder jaar 30 miljoen prints … zonder enig probleem.”