Merak in het cloudtijdperk... zonder het papier te verwaarlozen!

“Vergeet het papier niet! Het is er, en nog voor lang. Als bewijs zijn we bezig met de afwerking van een nieuw archiveringscentrum van ongeveer 12.000 vierkante meter in Schelle, een investering van ongeveer 9 miljoen EUR!”

De denkwijze van André Rooms, oprichter van Merak, kan verrassend lijken. Ze resulteert nochtans uit een realiteit: we produceren nog altijd evenveel documenten op papier... Net zoals we steeds meer elektronische documenten produceren. In beide gevallen moeten ze gearchiveerd worden.

“Voor bedrijven”, zegt André Rooms, “komt de archivering nu neer op een zeer eenvoudige vraag: doen of laten doen? Dat impliceert ook: vaste kosten of variabele kosten? Door uw archieven aan Merak toe te vertrouwen bent u niet meer afhankelijk van beperkingen qua oppervlakte of middelen. U kunt dus starten met elektronisch archiveren op uw eigen ritme...”

Elektronische archivering is een proces van lange duur. De media van vandaag zullen verdwenen zijn, terwijl de archieven beschikbaar moeten blijven. Het is moeilijk voor de bedrijven. Hoe moeten ze eraan beginnen? Hoe moeten ze die technologische sprongen beheren? En, nog belangrijker, hoe de juiste processen installeren? Vandaar voor Merak een stijgende interesse voor zijn adviesdiensten. De ondernemingen zijn zich bewust van het belang van organisatorische aspecten.

De ‘box mover’ van gisteren is expert-raadgever geworden in archivering. Het bedrijf wordt steeds meer gevraagd om een specifieke situatie te evalueren, een globale oplossing uit te werken beschreven in een procedurehandboek. “Een goed archiveringsproject vergt een planning op lange termijn: men moet documenten bij de bron voorbereiden voor hun verwerking of voor hun later traject!” Merak wordt ook steeds meer gevraagd om de voorbereiding van documenten en de scanning te begeleiden, maar ook de verpakking van fysieke archieven.

“Bedrijven worden steeds vaker onderworpen aan controles. Daarom doen ze gemakkelijker een beroep op derden-archiveerders die van nature beter zijn uitgerust”, stelt André Rooms nog. “Het is ons vak, onze enige prioriteit. Intern wordt die activiteit daarentegen vaak verwaarloosd of onderschat in termen van middelen. Over een infrastructuur beschikken volstaat niet. Je moet die ook onderhouden en doen evolueren. En tot slot: wie het heeft over archivering moet op lange termijn denken. Wij hebben die reflectie en durven vooruit te zien. Denk maar aan wat er geworden is van het formaat Wordperfect, of wat er zal worden van de diskette van 3,5’’?”

De innovatie komt uit de ‘cloud’, zegt André Rooms nog. Een ‘natuurlijke’ evolutie, die het zal mogelijk maken om nog meer toegang te krijgen tot opzoekwerk in de archieven, maar ook om toegang te krijgen tot ‘kluizen’ op een beveiligde en eenvoudige manier waar men fysiek ook is. Vanuit dat idee stelt de specialist Merak al Archive Online voor. Daardoor kan men eender welk document individueel raadplegen op voorwaarde dat het gearchiveerd is. Deze onlineservice – voorbehouden aan medewerkers waaraan de klant toegang verleende (dubbele authentificatie via Digipass en pincode), laat een zoekopdracht op basis van specifieke velden, of zelfs een contextuele zoekopdracht, toe. De software registreert alle handelingen. Men kan dus ‘traceren’ wat er gebeurd is, wanneer en door wie. Deze ontwikkeling ‘in house’ is een duidelijk voordeel voor klanten van Merak: “u werkt snel en flexibel in uw archieven en uw documenten blijven permanent beschikbaar in een transparante structuur. U wilt documenten toevoegen? Dat kan eenvoudig met de module ‘upload’. De kost is afhankelijk van het effectief gebruik, uitgedrukt in aantal GB – een all-inprijs, ongeacht het aantal downloads.” Cloud avant la lettre!

In enkele jaren tijd is Merak uitgegroeid tot marktleider in België met, bovenop de nieuwe site in Schelle, halverwege tussen Antwerpen en Brussel, die binnenkort zal ingehuldigd worden, zes centra (twee in Mechelen, één in Merksem, één in Vilvoorde, één in Overijse en een laatste in Meer bij de Nederlandse grens) met een totale capaciteit van 640 lopende kilometer archieven. Het bedrijf is ISO 9001:2008 en ISO/IEC 27001 (elektronische informatiestromen) gecertificeerd en beheert niet alleen ‘dozen’, maar ook media voor opslag en back-up in een ondergrondse ‘e-bunker’ beschermd tegen elektromagnetische straling geflankeerd door betonnen muren van een paar meter dik. De documenten die hen het vaakst worden toevertrouwd voor archivering zijn facturen, personeelsfiches en contracten (gegarandeerd leesbaarheid voor de intern gedigitaliseerde documenten in formaat TIF of PDF). Merak lokte ook verschillende actoren uit de medisch-farmaceutische wereld. Bij hen worden de archieven vaak gestockeerd op andere media naast papier. In die sector zijn stalen, chemische producten en radiografieën minstens even belangrijk. Die kunnen minstens 30 jaar bewaard worden.