PAUL DANNEELS

Ongeveer 200.000 euro per jaar. Zoveel bedraagt de aanvankelijke besparing in termen van globale infrastructuur dankzij de “cloud”, die door CIO Paul Danneels van VDAB als “strategisch alternatief” wordt bestempeld. Ook al gaat het om een aanzienlijk cijfer, toch is dit niet de enige doelstelling. Via de “cloud” wil VDAB ook de samenwerking met zijn externe partners verbeteren.

Eind april loopt het proefproject af waarin een vijftigtal gebruikers werden betrokken voor het testen van Gmail, een van de applicaties van Google Apps. Als de bevindingen gunstig zijn, wordt de e-mailoplossing uitgerold voor alle 5.000 medewerkers (verspreid over 350 kantoren). Bedoeling is de overstap te maken binnen een zo kort mogelijke termijn: twee weken. Er loopt ook een proefproject met andere toepassingen, waaronder Google Docs -dat reeds wordt gebruikt door interne en externe consulenten om de inschrijvingen van de klanten voor taalopleidingen te beheren.

Het is een grootschalig project, alleen al omwille van de omvang van de organisatie: in 2009 wisselde VDAB ruim 36 miljoen berichten uit met werkzoekenden, werkgevers en werknemers; daarnaast noteerde het ook meer dan 400.000 inschrijvingen van werkzoekenden via de kantoren, 700.000 beheerde vacatures en 147.000 opleidingen. Het project is overigens een primeur voor België: nooit eerder was een publieke overheid de weg van de “public cloud” ingeslagen!

Op IT-vlak is VDAB altijd vernieuwend geweest. Het telt slechts 50 interne medewerkers, maar wordt ondersteund door 150 externe specialisten die onder meer 12.000 terminals en 150 fysieke servers beheren. Er zijn reeds “private clouds” operationeel, meer bepaald voor toepassingen voor het analyseren van de arbeidsmarkt en het uitwisselen van informatie met andere overheidsinstellingen. En aangezien een strategische functie een strategische aanpak vereist, belandde Paul Danneels haast vanzelf bij de mogelijkheden van de “public cloud”.

“Voor ons biedt de Cloud nieuwe kansen om de soepelheid te verhogen en de kosten te verlagen ten opzichte van de traditionele oplossingen, althans in theorie, nuanceert Paul Danneels. Al geloofden we er sterk in, toch zaten we met heel wat vragen zonder duidelijke antwoorden. Zo beschouwen we de cloud nog niet als een oplossing waarmee we ons datacenter onmiddellijk kunnen optimaliseren; we kiezen liever voor virtualisatie.”

Naar verluidt is Google Apps maar een eerste stap. VDAB benutte de ervaring van zijn partner Capgemini -die Google Apps als eerste in zijn assortiment integratiediensten aanbood en er sinds november 2007 ook als eerste gebruik van maakte voor zijn eigen organisatie- om het concept uit te testen. “De Cloud werd in het globaal strategisch beleid van de organisatie te berde gebracht met het oog op een onafhankelijke analyse, omdat we de denkoefening liever zelf doen dan die van de leveranciers te moeten ondergaan, voegt Paul Danneels eraan toe. De strategie staat centraal in de job van informaticus!”

Die oefening heeft het management doen inzien dat men er alle belang bij had de “mail”-toepassingen te laten samensmelten met de onmisbare samenwerkingsmethodes die een gedecentraliseerde organisatie als VDAB vereiste. Uit dat perspectief kregen de “cloud”-oplossingen de bovenhand op de traditionele mogelijkheden die door IBM, Novell of Microsoft worden geboden.

Paul Danneels ziet het als volgt: “Google Apps stak er vrij fors bovenuit. Tal van functionaliteiten vullen de basisfuncties voor de aanmaak en het beheer van e-mails aan. Met Google Talk, bijvoorbeeld, kunnen tekst- en geluidsberichten in reële tijd worden uitgewisseld. Google Docs biedt intuïtieve functies voor de aanmaak en het beheer van inschrijvingsdocumenten. Bovendien hoeven voor al die mogelijkheden geen bijkomende technologieën zoals SharePoint te worden uitgerold. Google biedt een open en vernieuwende technologie tegen een lage kostprijs …”

Een ander praktisch voordeel om te vermelden is de natuurlijke gebruiksvriendelijkheid. Heel wat medewerkers gebruiken Gmail voor hun privébehoeften. De gebruikslogica van de Google-tools is inmiddels goed ingeburgerd, zodat de meeste werknemers vertrouwd zijn met de softwareomgeving. Daardoor hoeft er geen hele reeks vervelende basisopleidingen te worden gevolgd.

Hoe zit het echter met de problemen op het vlak van vertrouwelijkheid en scheiding tussen privé- en beroepsgebruik? Paul Danneels: “De vertrouwelijkheid van de gegevens wordt gewaarborgd door een specifiek en welomschreven VDAB-domein dat beveiligd is en zich in Europa bevindt. Dat voorkomt onder meer elk juridisch probleem met de bescherming van het privéleven. De e-mails en hun bijlagen worden apart van de overige informatie opgeslagen. Die ‘cloud’ is wel publiek, maar niet totaal onbeveiligd zoals de gratis oplossingen die aan het grote publiek worden aangeboden … Onze medewerkers beschikken over hun privéwachtwoord om toegang te krijgen tot hun persoonlijke Gmail, en over een ander voor de professionele toepassingen die onderworpen zijn aan een strikt Identity and Access Management beleid.”

De Google Apps-oplossing biedt dus een rits waardevolle voordelen voor een organisatie zoals VDAB, en waarborgt volledige veiligheid. De uitwisseling van informatie in reële tijd en de aanmaak van “selfservice” gebruikersgroepen zijn daar voorbeelden van, zonder de vele mogelijkheden op het gebied van Internet en voor de uitbouw van interne en externe virtuele relaties te vergeten.

Dan zijn er nog de voordelen op financieel vlak. Zoals gezegd, zo’n 200.000 euro. Maar daar blijft het niet bij. “Bij dat cijfer komen nog de investeringen die zijn aangegaan voor projecten met betrekking tot archivering en beveiliging en de integratie van mobiele toestellen zoals smartphones, bijvoorbeeld, verduidelijkt Paul Danneels. Om nog te zwijgen van de voordelen die voortvloeien uit het feit dat de licenties niet moeten worden vernieuwd omdat we blijven verderwerken met MS Office, ook al overwegen we de overstap naar Office 365 …”

Wat de softwarevoordelen betreft, ten slotte, gaat het vooral om de beschikbaarheid van het systeem van 99,98%, de grotere flexibiliteit en het arsenaal toepassingen van Google Apps.

Rome is niet op één dag gebouwd, en daarom opteerde de directie van VDAB voor een stapsgewijze uitrolling. De uitbouw van het nieuwe platform werd gekenmerkt door een doordachte selectie van toepassingen, ook weer met de hulp van Capgemini.

“We voerden een proefproject door dat een vijftigtal medewerkers in staat stelt via Gmail te communiceren. Een andere groep, dit keer van 150 mensen, testte de mogelijkheden van de samenwerkingstoepassingen in het kader van diverse projecten. Een team van twintig creativiteitspromotoren -de ‘creacoaches’- die de opkomst van nieuwe ideeën stimuleren, wisselen hun ‘vondsten’ uit in Google Apps, maar ook verschillende reportings van IT-projecten. Ten slotte wordt Google Docs uitgetest voor de inschrijvingen voor de taallessen die we organiseren …”

Dankzij die verschillende experimenten zal het management eventuele problemen kunnen identificeren vóór de algemene uitrolling en de soorten opleiding en ondersteuning kunnen bepalen die het systeem vereist. “Ons IAM-beleid en onze gegevensclassificatie zullen waarschijnlijk moeten worden aangepast”, voegt de CIO er nog aan toe.

“Het project staat dus op de sporen en de toekomst heeft ongetwijfeld nog heel wat mogelijkheden voor de public cloud in openbare omgevingen in petto. Want ‘the sky is the limit’ als we het over de cloud hebben”, besluit Paul Danneels.