Paperless, emailless ... en fileserverless!

Begin dit jaar maakte een Europese zwaargewicht uit de sector van de IT-diensten zijn voornemen bekend om binnen drie jaar een “zero e-mail” bedrijf te worden. Het uitgangspunt was de vaststelling dat het aantal uitgewisselde e-mails niet meer houdbaar is. Zijn managers besteden 5 tot 20 uur per week aan het lezen en schrijven van e-mails en 25% van hun tijd aan het opzoeken van informatie …

Die cijfers stemmen tot nadenken. Het probleem is nochtans bekend. Wie klaagt aan het begin van zijn werkdag nooit eens over de toevloed aan min of meer overbodige e-mails in zijn elektronische brievenbus? Volgens Managing Director Christian Castelain van EASI is een kritische benadering van e-mail een goed idee, maar interne e-mailberichten verbieden zou het probleem in geen geval oplossen. “Als u een eind maakt aan interne e-mails zonder de medewerkers het gebruik van de communicatietools opnieuw aan te leren, zullen ze hun toevlucht nemen tot andere media zonder hun gewoonten te veranderen … Er zijn andere hulpmiddelen nodig. Bij EASI maken onze medewerkers gebruik van een CRM-oplossing en van een oplossing voor documentbeheer. Wij werken al acht jaar lang zonder papier en e-mails!”

De opzet is niet zozeer komaf te maken met e-mail, maar eerder een doeltreffend alternatief ervoor vinden. In de organisatie van EASI worden binnenkomende e-mails geanalyseerd en hun eventuele bijlagen opgeslagen als die enige waarde hebben, zo niet belanden de e-mails met bijlage in de prullenbak. Als het om een fax of een brief gaat, wordt het document gescand en gearchiveerd. In plaats van in een apart systeem terecht te komen, wordt de informatie echter verwerkt door een van de bestaande toepassingen. Door EASI BS CRM bijvoorbeeld. Dat betekent dat het dataverkeer dat daaruit voortvloeit uitsluitend vanaf die toepassing verloopt. Daardoor wordt de ongestructureerde informatie, weliswaar onrechtstreeks, automatisch gestructureerd.

Aangezien de dossiers niet meer in het e-mailsysteem worden beheerd, vermindert de stress aanzienlijk, klinkt het bij EASI. Er wordt geen tijd meer besteed aan het opzoeken van informatie, het hersamenstellen van de historiek van de relatie, het terugvinden van berichten van medewerkers of partners die bij het project betrokken zijn. Alles gebeurt via één centrale toepassing waarop alle medewerkers aangesloten zijn.

“Als ik ziek word, kunnen mijn medewerkers mijn werk overnemen. Als mijn klant de receptioniste belt, heeft ze meteen toegang tot het dossier, weet ze dus naar wie ze de oproep moet doorschakelen, of beter nog, kan ze de vraag van de klant beantwoorden omdat ze over alle dossierelementen beschikt …”

Al zijn de voordelen van CRM bekend, toch berust de originaliteit van deze aanpak op de integratie van het documenten- en e-mailbeheer in één enkele oplossing. E-mails, faxen en papier zijn verleden tijd. En dat geldt ook voor fileservers. De -gestructureerde- communicatie vormt één geheel.

Onrechtstreeks leidt dat tot een grotere traceerbaarheid. Voortaan wordt de informatie gekoppeld aan de betreffende dossiers door ze in haar context te plaatsen. De urgentiegraad kan worden bepaald, waarbij het systeem automatisch de nog uit te voeren taken oproept. In het proces van informatieverwerking kan men dus nagaan welke knelpunten het dossier kan vertonen en wie zijn taak niet heeft verricht.

Dat belet niet dat men e-mails rechtstreeks vanuit de toepassing kan versturen zonder externe e-mailclient te gebruiken: de e-mails worden dan automatisch toegewezen aan de historiek van het (de) betrokken contact(en).

Voor EASI is electronic messaging geen beheersinstrument. De meesten van ons worden er echter toe gebracht die hoeveelheid informatie geheel of gedeeltelijk in het e-mailsysteem te beheren … Aangezien die informatie betrekking kan hebben op meerdere personen of zelfs op een volledige afdeling, moet dringend op een ander model worden overgestapt!

“E-mailless” is geen doel op zich, maar een middel om een minder stresserende en efficiëntere omgeving uit te bouwen. Die mogelijkheid biedt de producent door de te verwerken berichten over te brengen in de EASI BS eMail Management-toepassing.

Dat gebeurt met één muisklik vanuit de e-mailbox en laat toe de e-mail te structureren tot een beheerbaar object. De gebruiker kan onder meer instellen wie die e-mail moet behandelen en binnen welke termijn; hij kan ook de aard van de e-mail vermelden (bestelling, klacht van een klant, offerteaanvraag, afspraak …).

EASI BS eMail Management maakt de overgebrachte berichten tot echte samenwerkingsobjecten binnen de afdeling of de organisatie. De toepassing maakt het mogelijk om gecentraliseerde dossiers voor een klant of een project aan te maken en te beheren. Dat biedt aan iedereen de mogelijkheid om bijvoorbeeld sneller informatie over een klant of een project terug te vinden.

Dat gecentraliseerde dossier kan worden uitgebreid tot elk soort document dat in de afdeling of de onderneming wordt gebruikt, onder meer papieren documenten. Aan de hand van een document in een dossier kan men een of meer medewerkers inlichten. Zij ontvangen dan een gestructureerde e-mail die hen onmiddellijk toegang geeft tot het document in het dossier.

Elke e-mail die een medewerker ontvangt, kan gemakkelijk naar de taakbeheerder worden overgebracht. Deze laatste stelt de afdeling of de organisatie in staat haar productiviteit fors te verhogen en de stress van de medewerkers te verminderen.

Op elk moment kan men te weten komen of een aanvraag al is verwerkt, of de taak die aan een collega werd toegewezen is uitgevoerd; men weet ook welke taken nog open staan.

Er kunnen specifieke criteria worden ingevoerd. Om bijvoorbeeld te weten welke taken in de loop van de week zijn gedelegeerd, welke nog niet zijn verwerkt, welke klachten van klanten nog in behandeling zijn …