In april 2008 werd aan zo’n 20.000 medewerkers in 14 landen de volgende vraag gesteld: “Hoe ziet u Sogeti binnen 12 tot 34 maanden?” Meer dan 4.200 personen deden mee. Er werden 2000 ideeën ingediend, met 3500 commentaren, en dan waren er nog 12.000 stemmen. De ideeën (die ‘punten’ konden krijgen, van één tot vijf sterren) werden meer dan 70.000 keer bekeken.

Dit was voor Sogeti het eerste contact met het Web 2.0. Of hoe je je voordeel kunt halen van blogs, RSS-stromen en chat, zonder de sociale netwerken te vergeten… Het project bestond uit de ontwikkeling van een dubbele benadering van het bedrijf. Concreet ging het erom de “top down”, wat overeenkomt met de gebruikelijke manier van werken, te verbinden met de “bottom up” – om een zo groot mogelijk aantal medewerkers het woord te geven.

“Het pragmatisme is ons met de paplepel ingegoten,” merkt Paul Poelmans, Director Solutions & Technology van Sogeti Belux, op. “Maar het is niet omdat je erg georganiseerd bent dat je je informatie kunt delen, zeker niet tussen landen. De rem is cultureel. En wij moesten die opheffen.”

De ambitie was om virtuele excellentieteams die in staat zijn om snel en efficiënt oplossingen te leveren, samen te stellen. Indirect gaat het om het voorbereiden van een toekomst waarin samenwerking, innovatie en passie zich in het centrum van de activiteit bevinden. En op deze manier gegarandeerd een aantrekkelijke werkgever blijven.

“Uiteindelijk zijn we niet anders dan andere grote bedrijven,” geeft Paul Poelmans toe. “Waarmee ik bedoel: een context van sterke innovatie, geografisch verspreide bedrijven en een grote nood aan jonge gediplomeerden!”

En zo kwam TeamPark tot stand. Via dit communicatieplatform kunnen alle werknemers van Sogeti de juiste persoon vinden binnen de groep en ermee in contact treden, ongeacht zijn locatie, gebaseerd op parameters als zijn professionele ervaring, zijn interesse, zijn professionele situatie, enz.

In het hart van TeamPark bevindt zich een serie tools zoals het persoonlijk profiel, de communities, de blogs, wiki’s en discussiefora, maar ook het delen van bestanden, bookmarks en activiteiten. Het is dus, met andere woorden, een systeem dat is gericht op de mensen. Bovendien heeft Sogeti visioconferentietechnieken geïntegreerd om collega’s – of ze zich nu in België bevinden of in India – de mogelijkheid te geven om ideeën en gezichtspunten uit te wisselen over specifieke projecten.

“Voor we IBM hebben weerhouden, hebben we vier systemen geëvalueerd,” weet Paul Poelmans. “Sommigen waren teveel projectgericht, andere teveel gericht op document management. Lotus Connections was als enige gericht op “personen”, wat echt de waarde van dit project is.”

In juli 2009 werd een pilootproject gelanceerd, dat enkele kandidaat-gebruikers tijdens de volledige zomer samenbracht. Het begin verliep moeizaam. Om de machine te lanceren, was er content nodig. En dat vraagt tijd. Maar het resultaat is voorwaardelijk voor de content. Het gevaar bestond er dus in dat enkele nieuwsgierigen aangetrokken werden die het vervolgens weer opgaven bij gebrek aan interactie..

“Hoe innoverend we als bedrijf ook zijn, het gedrag van onze gebruikers verschilt amper van dat van andere organisaties: je moet ervoor zorgen dat ze de technologie accepteren, zeker wanneer deze bestemd is om het gedrag te veranderen.” Daarom werd er een communicatieplan opgericht om mensen te sensibiliseren over de nieuwe gebruiksvormen. De oplossing moest dus eigenlijk intern worden ‘verkocht’. Het zou fout zijn geweest, zo weet Paul Poelmans vandaag, om de oplossing op te dringen.

Dit heeft niks meer te maken met een intranet. Op TeamPark kunnen communities vrijuit worden gecreëerd. Sommigen zijn trouwens redelijk gesloten. Door het gebruik van de taal bijvoorbeeld. Of door de aard van de projecten: sommigen zijn persoonlijk, zoals het organiseren van vakantie. “Dat maakt ons niet uit. We hebben er niet over te oordelen. Het is onze ambitie om de communicatie en de samenwerking te stimuleren. Anders gezegd, als goede tips over de volgende vakantie hieraan kunnen bijdragen, des te beter, dan hebben we gewonnen!”

De winsten zijn onmiddellijk. Samengevat gaat het om meer expertise en meer reactiviteit. Sogeti Belux, die het eerste project van SharePoint 2010 in Europa heeft uitgevoerd, heeft het kunnen controleren. Voor een ander project werden de middelen sneller geïdentificeerd – en wel daar waar men ze niet verwachtte! Meer recent heeft TeamPark, voor de quick off van de groep op 21 januari, als beheersplatform voor het project gefungeerd. Bovendien werden er spontaan communities gevormd – zowel formele als informele groepen.

“Over het platform heen heeft TeamPark voor een nieuwe dynamiek gezorgd,” analyseert Paul Poelmans na vier maanden gebruik. “De oplossing komt tegemoet aan onze reflecties over de vier grote assen waarbinnen we functioneren: onze medewerkers, onze klanten, de innovatie en onze sociale verantwoordelijkheid. Concreet: weten hoe we efficiënter kunnen samenwerken, hoe we nieuwe relaties kunnen aanknopen, de nieuwste technologieën gebruiken en, uiteindelijk, bijdragen tot een betere wereld.”

IBM Lotus Connections is een sociale software die werd gemaakt voor bedrijven. Hij maakt het mogelijk om de collectieve kennis van het bedrijf, zijn partners en zijn klanten te gebruiken door op dynamische manier nieuwe connecties te maken tussen personen, de informatie die ze in handen hebben en de taken die ze uitvoeren.
Met Lotus Connections kunnen ze pertinente informatie vinden en klasseren, een niet eerder gekende persoon identificeren, een professioneel netwerk opbouwen, uitwisselen en delen met anderen, de juiste expert vinden. Het gaat er met andere woorden om de innovatie te versnellen en nieuwe samenwerkingsvormen uit te vinden en op punt te stellen.

Lotus Connections kan worden geprogrammeerd in functie van de samenwerkingsdiensten die men wil voorstellen aan zijn werknemers of aan zijn klanten. Het gebruik van het profiel ligt aan de basis. Dit beschrijft voor iedere persoon een aantal karakteristieken: zijn burgerlijke staat, hiërarchische positie, proximity (collega’s, vrienden, links, tags), projecten en een historiek van de interacties met zijn eigen sociaal netwerk. Dit wordt allemaal samengevat op de onthaalpagina van iedere medewerker. Zo kunnen de vereiste competenties of affiniteiten snel worden opgespoord.

Op deze onthaalpagina, die de informatie groepeert die afkomstig is van de componenten en andere informatiebronnen, doet Lotus Connections een beroep op vijf geïntegreerde diensten:

> Profielen – Dit onderdeel dat zoekt naar competenties helpt je om snel de juiste persoon te vinden door op zoek te gaan binnen het bedrijf, zijn dienst, zijn expertisedomein, de projecten waarop hij heeft gewerkt, zijn functie,… op basis van een bedrijfsadressenboek (LDAP, Active Directory, Tivoli Directory Server…) of van een toepassing voor het beheer van human resources.

> Communities – Dit onderdeel maakt de creatie, het beheer en het opsporen mogelijk van communities van personen die dezelfde interesses of expertisedomeinen delen. Personen met gelijkaardige verantwoordelijkheden of expertisedomeinen kunnen elkaar op deze manier vinden en samenwerken.

> Blogs – Met dit onderdeel kunnen specialisten hun ideeën laten zien, commentaar krijgen en leren van de ervaring van anderen. Een blog bijhouden maakt het mogelijk om zijn ideeën neer te schrijven… en om er terug te krijgen van anderen. Door blogs te lezen leer je van de ervaring en de expertise van anderen. Standaard biedt deze dienst tagfuncties en functies van evaluatie en notificatie.

> Dogear – Hiermee kan je snel informatie terugvinden die is aangeduid en voordien een kwalificatie heeft gekregen van de netwerkleden. Je kan er ook bookmarks van personen met gelijkaardige interesses ontdekken. Het is ook mogelijk om bookmarks uit te wisselen over interne content externe bedrijfscontent.

> Activities – Dit onderdeel biedt een unieke ruimte voor het adverteren, beheren en delen van alle informatie (bijvoorbeeld e-mail, instant messages, files) die gelinkt is aan de uitvoering van een bepaalde gemeenschappelijke taak. Met deze optie kan je dus het werk organiseren per taak en niet per toepassing.

> Micro-blogs & Wikis - 
In de nieuwe versie 2.5 heeft IBM functies toegevoegd van “muur”, microblogging (zoals Twitter) en een wiki. Lotus Connections implementeert open standaarden zoals ATOM en RSS zodat het kan geïntegreerd worden met andere toepassingen en aanbiedingen van API in modus REST voor ontwikkelaars. Widgets kunnen toegevoegd worden aan Lotus Connections, waaronder die van Google.

° MS Intelligent Application Gateway

Voor het veilig implementeren van toegang op afstand tot toepassingen en gegevens van het bedrijf integreert IAG
- een VPN / SSL
- een toegangsportaal tot webtoepassingen van het bedrijf, dat SSO-functionaliteiten biedt (Single Sign On) die eenvoudig uitvoerbaar zijn
- een toepassingsgerichte firewall met geavanceerde beveiligingsmogelijkheden (toepassingsgerichte filters, reverse proxy, analyse van het http-verkeer)
- connectoren voor verschillende toepassingen client/server (Exchange, Lotus Notes, Terminal Services, FTP, Telnet)

° MS Office Communications Server 2007 R2

Voor de unified communicatie (aanwezigheid, instant messaging, conferentie en voice) integreert deze oplossing in zijn nieuwe versie:
- audioconferentie op site;
- delen van bureaus (lancering van audiocommunicatie in samenwerking met externe gebruikers)
- permanente discussiegroep (teams die geografisch verspreid zijn kunnen over hetzelfde onderwerp van gedachten wisseln, tijdens instant messaging-sessies, zonder tijdslimiet);
- SIP Trunking (mogelijkheid om de kosten te verminderen door een voice over IP-connectie te installeren tussen een leverancier van internet-telefoondiensten en MS Office Communicator, zonder langs doorgangen op de site te gaan).


° MS SharePoint 2010

Voor het contentbeheer, de zoekmotoren, het elektronisch documentbeheer, de fora, de mogelijkheid om formulieren aan te maken. In zijn nieuwe versie integreert SharePoint 2010:
- Microsoft Visual Studio;
- rijke API’s en de overname van Silverlight, REST en LINQ;
- connectiviteitsdiensten;
- geïntegreerde overname van multimedia (video, audio, Silverlight…) wat de bouw van dynamische websites vergemakkelijkt;
- bedrijfsfunctionaliteiten zoals de Excel-diensten en de formulierdiensten InfoPath.