|
|
“U bereikt meer door de processen van het bedrijf te beheersen dan door vast te houden aan ECM!”
Rédigé par De redactie le Jeudi 16 Octobre 2008
David Leen, Principal Consultant, Fujitsu Services
Waarom ECM en BPM aan elkaar koppelen?
“Door de diverse domeinen van ECM met elkaar te verbinden, kan BPM de onderneming helpen om de grenzen van zijn inhoud te doorbreken en die te integreren met zijn bedrijfsprocessen. Daaruit blijkt hoe belangrijk hij wel is. En hoe noodzakelijk het is om te beginnen met een analyse van de processen, gezien ECM duidelijk aansluit op BPM.
“Als u de processen van het bedrijf beheerst, komt u verder dan als u vasthoudt aan ECM. BPM en ECM vullen elkaar aan. Dat merken we bij onze klanten. Door beide concepten aan elkaar te linken, zijn de voordelen veel groter en komen ze ook veel sneller tot uiting.”
Wie heeft die benadering in beweging gezet? En waardoor was ze gedreven?
“Het verschijnsel is vrij nieuw. Terwijl de aanzet ertoe werd gegeven door spelers als OpenText of IBM met FileNet, om nog te zwijgen van EMC met de overname van ProActivity, moeten we vaststellen dat het gaat om gespecialiseerde ECM-spelers die de stap gezet hebben om zich voor BPM open te stellen vanuit de noodzaak om steeds complexere contents en steeds grotere volumes te beheren.
“Ik beschouw het als een teken van erkenning voor BPM, dat zich tot dusver beperkte tot het verhelpen van problemen op afdelingsniveau. Door het te linken aan ECM introduceert men het in de organisatie als geheel, in al haar verscheidenheid … en complexiteit. Des te beter! Toch moet men bereid zijn om BPM te aanvaarden. In de projecten die we doorvoeren, hebben we gemerkt dat de overheid het meest open staat voor deze aanpak; ze is ook de eerste betrokkene doordat haar organisatie sterk op bijzonder geformaliseerde processen aangewezen is. De overheid staat trouwens het verst op het vlak van ECM …”
Hoe pakt men het in de praktijk het best aan?
“De koppeling tussen ECM en BPM is niet vanzelfsprekend. Wie beslist? Wie sponsort het project? Tot dusver was ECM het terrein van de IT; het gaat immers om producten, tools en dus technologieën. Met BPM gaat het er helemaal anders aan toe. De business tracht de processen te laten evolueren, in een duidelijk streven naar verandering. BPM zal dus de mogelijkheid bieden om inzicht te verwerven in de contents, het gebruik en de organisatie ervan. Daarnaast zal BPM toelaten om de verschillende tools van ECM met elkaar te verbinden, omdat er in een groot bedrijf meerdere van kunnen bestaan.”
Het is een ambitieus project. Hoe moet het worden aangepakt? En welke valkuilen zijn er?
“Verwacht vooral niet alles van BPM! Men kan immers niet alles automatiseren. Bepaalde processen zijn te complex of zouden te veel tijd in beslag nemen. Net zoals men in staat moet zijn om zijn ambities te matigen, moet men zichzelf grenzen stellen. Weten tot waar men mag gaan, dus. Het antwoord op die belangrijke vraag zal de contouren van het project afbakenen.
Een pragmatische aanpak is noodzakelijk. Ik adviseer om stapsgewijs tewerk te gaan op basis van ‘quick wins’ en te zorgen voor een snelle feedback. Vergeet niet dat u, door op de processen in te werken, ook raakt aan de manier van werken van het bedrijf en aan haar cultuur. Zorg er dus voor dat alle medewerkers voor uw project gewonnen zijn.”
|
Ontvangt onze nieuwsbrieven
|
|
|
Storage
