“Uw kosten verlagen, zeker. Maar blijf ook investeren!”

“We zijn in een crisis beland die om een snelle reactie vraagt, terwijl we tegelijkertijd aan onze ICT-verantwoordelijke vragen om de strategische projecten en de QoS-niveaus te behouden!”

François Barles, Accenture IT Strategy & Transformation, BeLux Lead

Sommigen zullen zeggen dat er niets verandert, dat we de gewoonte hebben om altijd meer te doen met minder en dat de besparingsmethode in de processen is geïntegreerd. Behalve dat het objectief om kosten te besparen dit keer heel wat ambitieuzer is. Accenture schat het gemiddelde op 25%. Het varieert natuurlijk per sector – de fabrieksindustrie bijvoorbeeld, die zijn kosten altijd in bedwang heeft gehouden, is bijvoorbeeld minder “gulzig” dan de financiële sector.

“We zijn in een crisis beland die om een snelle reactie vraagt, terwijl we tegelijkertijd aan onze ICT-verantwoordelijke vragen om de strategische projecten en het kwaliteitsniveau van de service te behouden”, zegt François Barles. “De situatie is paradoxaal. De ICT-directies hebben immers in de loop der tijden een goede kostenoptimalisatie en een begin van industrialisering op punt kunnen zetten. Terwijl men hen vandaag een objectief oplegt buiten alle proporties terwijl ze tegelijkertijd verplicht zijn om een onbeperkte omgeving te behouden om te beantwoorden aan de strategische streefdoelen van het bedrijf!”

Volgens Accenture zal 2009 alles zijn behalve "business as usual". Er is een groot verschil tussen deze recessie en degene die volgde op het barsten van de internetbubbel. Op dat moment werden de technologieën aanzien als ‘het probleem’ terwijl ze vandaag eerder als ‘de oplossing’ worden beschouwd.

Op zeven jaar tijd zijn er twee factoren flink vooruitgegaan: de technologieën zelf, maar ook de besturing van de informatiesystemen. Deze laatste steunt op het installeren van duidelijke mechanismen om goede beslissingen te nemen in verschillende domeinen zoals de veiligheid, de architectuur, investeringen. Hiervoor zijn methodes, standaarden, en organisatie nodig. Het programma van Accenture ligt trouwens volledig in de lijn van zijn programma om de ICT-kosten te verminderen. De logica die erachter zit is beurtelings financieel, menselijk en technologisch. “U mag zeker niet verstarren”, zegt François Barles met nadruk. “Beeld u zich niet in dat u niet meer zult investeren. Integendeel, wees er van bewust dat u verplicht zult zijn om te vernieuwen, te moderniseren. Want als u dit niet doet, zullen uw kosten blijven stijgen…”

Het goede nieuws: de technologische innovatie is nog nooit zo rijk geweest; de industrie is ook nooit zo bereid geweest om dergelijke goede financiële voorwaarden te bieden. “Dit is het moment van de plotselinge veranderingen: de introductie van nieuwe technologische veranderingen, nieuwe financiële modellen, nieuwe processen…”
Een van de voorbeelden is de Cloud Computing. Met zijn grote flexibiliteit maakt dit model het in het bijzonder mogelijk om snel een prototype te testen of nog een informaticadienst te leveren op erg korte termijn en, meer algemeen, de opslag- en rekencapaciteit te verhogen op aanvraag, in functie van de behoefte; hij verhoogt ook de mobiliteit van de gebruikers omdat de toegang tot data en toepassingen mogelijk is vanaf om het even welke aangesloten randapparatuur.

Maar vooraleer Accenture aan dit soort beschouwingen belandt, stellen ze een tussenliggende stap voor. Het stabiliseren en beperken van de budgetten is de eerste etappe van zijn programma voor het verminderen van ICT-kosten. Samengevat: het gaat erom de zones die onmiddellijk in aanmerking komen voor kostenvermindering te identificeren en aan te spreken. Herzie uw licentiepolitiek, herbekijk de geschiktheid van een migratie, meet bepaalde systemen opnieuw af, en - waarom niet - schort bepaalde niet-strategische projecten op. De werkwijze is tactisch, zegt Barles. Toch brengt ze zekere besparingen met zich mee die vaak onmiddellijk zijn. “5 tot 10% binnen een termijn van drie tot zes maanden, dat kan een flinke som geld zijn om de machine opnieuw in gang te trekken!”

Er zijn veel bronnen van besparingen. En vaak binnen handbereik. Een voorbeeld is de printpolitiek. Om een rationalisering op te stellen en in te richten, gaat er niets boven het evalueren van het comfortniveau van de gebruiker. Of u ontdekt dat iedere gebruiker over een printer beschikt, dat de heterogeniteit van het materiaal het beheer van de verbruiksgoederen bemoeilijkt, dat het park in het wilde weg evolueert en de dienstverleners zich vermenigvuldigen…

In zijn programma om de ICT-kosten te verminderen stelt Accenture voor om in totaal een zestigtal hefbomen te versterken, uit te rusten en aan te passen. Sommige zijn eenvoudig; andere meer gesofisticeerd. Het is belangrijk om het ritme van de vooruitgang te bepalen, en tegelijkertijd te blijven investeren. Na de “quick wins” van de eerste fase, wordt er geprobeerd om het gebruik van de ‘assets’ te doen groeien, om de kost van de transacties te verminderen. Consolideren bijvoorbeeld: servers, DBMS, etc. Of gebruik maken van een CMDB. Of het nu gaat om te anticiperen op incompatibiliteitsproblemen van hardware of software tijdens een migratie of, eenvoudigweg, om de aankopen van softwarelicenties of hardware te vergelijken met wat er echt is geïnstalleerd: deze financiële besturingstool van het informaticasysteem is een formidabele hefboom om het budget te optimaliseren.

“Tijdens deze tweede fase proberen we te rationaliseren en te standaardiseren”, zegt François Barles. “De transparantie van de kosten krijgt de voorrang, maar ook de transparantie met de leveranciers en de dienstverlenende partners.” Samengevat betekent dit zowel technische als toepassingsgerichte normen en standaarden strikter beheren, een benadering ontwikkelen per proces, de technische migraties organiseren die zich opdringen en tenslotte de activa rationaliseren.

Tijdens de derde fase moeten de kostenstructuren veranderd worden: evolueren van een notie van kost naar een aanpak om de middelen te optimaliseren en naar taken die de business makkelijker maken. Bijvoorbeeld, de businessprocessen en de toepassingsportefeuille rationaliseren, het ICT-werkingsmodel herstructureren, de basisdiensten standaardiseren, nieuwe vormen van “sourcing” overwegen…

“Veranderen, dat is een nieuwe vorm geven en een elan die zin geven, voor er een meerwaarde wordt gecreëerd,” zegt François Barles. “Een verandering is succesvol als wordt getoond dat de resultaten zich daadwerkelijk in de rekeningen van het bedrijf bevinden en als de manier van werken diepgaand is veranderd, de enige garantie om te blijven bestaan.”

Wat betekent dat Change Management een belangrijke rol speelt. Het is van groot belang om er zeker van te zijn dat de managers daadwerkelijk de veranderingen realiseren en de nieuwe vaardigheden en gedragingen om de mutaties te lanceren en te sturen, perfect beheersen.

Accenture benadrukt de notie van gedrag. “We moeten versnippering vermijden, veel selectiever zijn bij het kiezen van projecten en alleen de projecten overhouden die de ontwikkeling van het bedrijf het meest zullen beïnvloeden. Het is de gelegenheid om de projecten stop te zetten die niet passen in de bedrijfsstrategie en waarvan er stevige twijfels bestaan over de efficiëntie, zelfs over het succes bij de implementatie.”

Een culturele verandering, niet minder. Om volledig efficiënt te zijn, moet het programma om de ICT-kosten te verlagen deel uitmaken van een echte strategie: u moet prioriteiten kunnen stellen in functie van wat de informatica kan doen voor de business. Wat trouwens betekent dat u moet accepteren om uit uw invloedssfeer te stappen en in vaktermen te praten.