Het blijkt dat de ambtenaren van het provinciaal bestuur van Vlaams-Brabant de vervelende gewoonte hadden om hun afspraken te missen. Hun systemen voor e-mail en agendabeheer waren gewoonweg niet geïntegreerd. Omdat de vergaderingen niet werden bevestigd per mail, bleven sommige stoelen opvallend leeg terwijl het soms om zaken ging die belangrijk waren voor de burger…

Vlaams-Brabant is de jongste Belgische provincie. Ze werd opgericht op 1 januari 1995, na de splitsing van Brussel en Waals- en Vlaams-Brabant en telt vandaag 62 steden en gemeenten, goed voor een miljoen inwoners. Het provinciaal bestuur is een ‘bedrijf’ van 750 medewerkers, dat het aan zichzelf is verplicht om even modern te zijn als zijn ‘klanten’, de burgers. In 2002 bleek al uit een studie van Novatris dat 69% van de internetters de Nederlandse versies van de sites bekeken.

“Sinds zijn oprichting heeft onze administratie de waarde begrepen van elektronische communicatie,” zegt Karl Pottie, chef van de afdeling Informaticasystemen van de provincie Vlaams-Brabant. “Destijds hadden we voor Eudora gekozen, een erg populaire open source-oplossing in de openbare administraties. Daarna vervolledigden we onze toepassingsportefeuille met het beheer van Teamware-kalenders. Jammer genoeg was het niet mogelijk om beide tools te integreren…”

In 2008 kwam er een nieuwe website. Vanaf dat moment was het ondenkbaar om het imago van ‘jonge provincie’ te handhaven met een e-mailsysteem dat niet aan de noden van het moment beantwoordde. Karl Pottie vervolledigt: “We wilden de mogelijkheden die door de virtualisatie- en opslagtechnologieën werden geboden maximaal benutten. We wilden de best mogelijke service bieden aan de burger en onze ambtenaren efficiënter maken. Het was dus hoog tijd om onze softwareomgeving te moderniseren!” Het sturen van elektronische informatiebrieven voegde zich snel bij de lijst met eisen …

Er werden verschillende beslissingen genomen. Eerst moest de meest geschikte oplossing worden gekozen, rekening houdend met de reeds gebeurde investeringen zoals NetApp (2002) en VMware (2007). Daarna moest er gekozen worden tussen outsourcing of interne ontwikkeling. En vervolgens moesten de capaciteiten worden ingeschat die nodig waren om de nieuwe oplossingen te implementeren.

Karl Pottie: “We hebben de meest voorkomende aanbiedingen op de markt geanalyseerd. Lotus Notes bijvoorbeeld: een aantrekkelijke oplossing, maar hij was niet zo makkelijk te integreren met onze huistoepassingen en vereiste een doorgedreven leerproces. We waren daarentegen onmiddellijk weg van de look en feel van Outlook 2007. Deze oplossing was eenvoudig en gebruiksvriendelijk en werd ook ondersteund door het Provinciaal Instituut voor Vorming en Opleiding.” En zo kwam het dat zo’n duizend medewerkers van de administratie zich erg snel konden gaan verdiepen in de Microsoft-omgeving.

Toen kwam het moment om te kiezen tussen een externe of interne installatie. Er werd snel gekozen voor de tweede optie. Met toch ook een externe hulp. Het is eigenlijk een soort compromis: externe competenties invoeren en tegelijkertijd de infrastructuur in de hand houden. “In België zijn er vooral integratoren die focussen op KMO’s en anderen die gespecialiseerd zijn in grote organisaties. Maar wij zijn middelgroot, en ik had zoiets van ‘soort zoekt soort,” verklaart Karl Pottie. “We vonden dat Simac het best aan ons profiel beantwoordde. Bovendien bood hun offerte een perfect antwoord op ons lastenboek.”

We preciseren ook dat Simac de drie betrokken technologieën beheerste: NetApp, VMware en Microsoft. Simac had ook een gunstige indruk gemaakt op de Leuvense ambtenaren tijdens de voorbije installatie van HP-systemen…

Vlaams-Brabant heeft dus gekozen voor servers van Microsoft Exchange om het e-mailverkeer te beheren in combinatie met Microsoft Office Outlook. Wat het project origineel maakt, is de installatie van servers op virtuele VMware-machines en de opslag van gegevens die wordt verdeeld onder de NetApp-servers. “Dit is zo omdat de beschikbaarheid van het systeem van cruciaal belang is in een administratie,” preciseert de baas van de Brabantse IT. “U heeft er geen idee van hoeveel informatie wij dagelijks moeten verwerken, delen en versturen! En omdat het ons leek dat de meest gangbare oplossing – het installeren van de Exchange-server op een Windows-server – de omgeving complex zou maken door de vele duplicaties, hebben we geopteerd voor virtualisatie. Onze oplossing VMware –NetApp is perfect voor een beperkt IT-team dat resoluut kiest voor veiligheid en beschikbaarheid.”

Maar als de informaticaverantwoordelijken een optie kiezen, is het nog altijd niet zeker dat de gebruikers het nieuwe systeem zullen appreciëren. In deze zaak waren ze behoorlijk gehecht aan het kalenderbeheer van Teamware. “We hebben aan Simac gevraagd om onze Outlook en Exchange-omgevingen te personaliseren,” argumenteert Karl Pottie. “Vandaag profiteren onze ambtenaars van dezelfde standaardopties als vroeger, zoals de mogelijkheid om de agenda’s van hun collega’s te consulteren of er iets aan toe te voegen. We hebben ook onze functie voor de automatische invoering van feestdagen en sluitingsdagen van het kantoor kunnen behouden.”

Maar als de informaticaverantwoordelijken een optie kiezen, is het nog altijd niet zeker dat de gebruikers het nieuwe systeem zullen appreciëren. In deze zaak waren ze behoorlijk gehecht aan het kalenderbeheer van Teamware. “We hebben aan Simac gevraagd om onze Outlook en Exchange-omgevingen te personaliseren,” argumenteert Karl Pottie. “Vandaag profiteren onze ambtenaars van dezelfde standaardopties als vroeger, zoals de mogelijkheid om de agenda’s van hun collega’s te consulteren of er iets aan toe te voegen. We hebben ook onze functie voor de automatische invoering van feestdagen en sluitingsdagen van het kantoor kunnen behouden.”

Anders gezegd, de implementatie door Simac en de teams van Vlaams-Brabant verliep erg vlot. Nochtans stijgen de eisen vaak uit boven de eenvoudige vervanging van een voorbijgestreefde oplossing. We willen altijd meer. En Karl Pottie wilde de mailshots kunnen lanceren en de informatiebrieven versturen op eenvoudige en veilige wijze.

Outlook biedt hiervoor diverse geavanceerde functionaliteiten zoals bijvoorbeeld de integratie van grafische elementen in e-mails. “Vandaag verstuurt een afdeling zoals Milieu regelmatig e-mails die deze mogelijkheid gebruiken”, zegt Karl Pottie. “En daar zullen we het niet bij laten. De IP-telefonie staat op de agenda. Onze medewerkers zullen het vast en zeker op prijs stellen dat ze hun correspondent telefonisch kunnen contacteren met één enkele muisklik. Maar ook onze medeburgers zullen appreciëren dat we sneller kunnen reageren.”

Hieruit blijkt dat het nader brengen van informatica met de core business vaak verloopt via de integratie van toepassingen. En vaak zelfs zonder geleerde woorden… Is de Provincie Vlaams-Brabant niet bezig met de implementatie van Unified Communications, zonder het in zoveel woorden te zeggen?