Voice, data, video, radio… Bij de MIVB zullen alle communicatievormen via IP verlopen!

Koningsstraat 76 in Brussel. Een fantastisch gebouw van 19 000 vierkante meter, volledig vernieuwd; 700 werknemers van de MIVB delen twee derde van de oppervlakte. Dit had de reden kunnen zijn waarom ze overstapten naar telefonie op IP, zeker omdat de Brusselse transportmaatschappij gekozen heeft voor de implementatie van de infrastructuur ‘Dynamic Office’ van Siemens met zijn verschillende werkruimtes: “lounges”, “benches” en “cocoons”.

“Het heeft het proces versneld, maar niet in gang gezet,” nuanceert Karel Van Oostveldt, telecomverantwoordelijke bij de MIVB. “Het was onze ambitie om onze manier van werken te herdenken. Vandaag hebben onze medewerkers geen vaste bureaus meer. De pijler van deze filosofie is onze nieuwe telefonie op IP.”

Er zijn vandaag 700 telefoons op IP geïnstalleerd. In de toekomst worden er dat iets meer dan 3000, zonder te vergeten dat er al zo’n 2000 softphones werden geïnstalleerd. Het project is ‘helemaal Cisco’ en wordt getrokken door Dimension Data.

Het bedrijf heeft trouwens het volledig optiepakket gekozen, gekoppeld aan de videoconferentie. Medewerkers beschikken op hun pc over een groot aantal geïntegreerde communicatieoplossingen, zoals de Cisco Unified Personal Communicator. Hiermee kunnen alle medewerkers de beschikbaarheid zien van hun collega’s, in alle veiligheid chatten en telefoongesprekken opstarten.

De Unified Personal Communicator is ook verbonden met de contactlijst van de MIVB. Zo kunnen de medewerkers met één enkele klik telefoongesprekken lanceren vanaf Outlook. Dankzij Cisco Unity komen de voicemailberichten onmiddellijk in het e-mailsysteem terecht. Er bestaat een speciale website die eenieder op weg helpt via praktische gebruiksinstructies, zodat de nieuwe telefoons snel gebruikt kunnen worden.

“Als je kijkt naar welke toepassingen er nu zijn, wordt het onmiddellijk duidelijk dat we een enorme sprong vooruit hebben gemaakt. Dit hadden we nooit kunnen doen met de klassieke telefonie… We kunnen onze communicatietechnologieën combineren met andere systemen; we kunnen ze vooral efficiënter gebruiken. Onze flexibiliteit is er erg op vooruitgegaan, wat de communicatie met onze reizigers ten goede komt.”

De medewerkers van Royal Atrium kunnen zich identificeren op iedere werkpost. De mobiele medewerkers ook. Omdat het ingewikkeld was om iedere keer een telefoonlijn te openen, belden de meesten met hun gsm. Dat is voortaan niet meer nodig, wat tot aanzienlijke besparingen leidt.

De MIVB heeft trouwens de basisfuncties van het videobellen bekeken – een videoconversatie opstarten vanaf de Personal Communicator. Vandaag, omdat er geen computers uitgerust zijn met camera, is de functie niet beschikbaar. Maar dat zal binnenkort wel het geval zijn. “We hebben trouwens een aantal videoposten als standaardconfiguratie. Deze zijn voortaan correct geïntegreerd met het IP-netwerk zodat we de aparte ISDN-lijnen voor videoverkeer kunnen afschaffen. Op deze manier slagen we erin om de kosten nog meer te drukken. Het videoverkeer op IP leent eenvoudigweg het interne netwerk van de MIVB dat zich in de tunnels bevindt. Zo is de communicatie volledig gratis. We kunnen al verschillende personen samenbrengen per telefoon met de softphone en de Personal Communicator.”

De MIVB heeft ook de parlofoons geïntegreerd – onder andere van de ingang en van de parking – bij de telefoons op IP. Omdat het bedrijf gekozen heeft voor de modellen 7945 en 7965 kan de nachtwaker de beelden van de videoparlofoon zien op zijn telefoon. Hij kan zich kenbaar maken op om het even welke werkpost van het gebouw en er de deuren openen. Zo heeft de receptie maar één toestel nodig voor alle communicatie.

De werknemers hebben voortaan nog maar één contactnummer. Ze definiëren zelf op welke lijn ze willen bereikt worden. “Op die manier beheren we zelf onze communicatie”, gaat Karel Van Oostveldt verder. “Tijdens een vergadering kunnen we oproepen doorsturen naar een gsm-nummer, naar een collega of onze eigen voicemail. Alle medewerkers beschikken over een boodschappendienst. We zijn ook van plan om onze Outlook-agenda te integreren met de ‘Transfert’-functie, zodat deze zich automatisch aanpast in functie van uw beschikbaarheid.”

Dankzij deze nieuwe verbinding op het werk heeft de MIVB het thuiswerken kunnen uitbouwen. Via de VPN-connectie beschikken onze thuiswerkers over dezelfde toepassingen als op het werk. Met de softphone geven ze oproepen door alsof ze op kantoor waren. Dit is ook erg nuttig voor sommige managers tijdens hun buitenlandmissies. Uitgerust met een Wi-Fi-verbinding en gebruikmakend van een VPN kunnen ze eenvoudigweg bellen tegen lokaal tarief en zelfs gratis binnen de MIVB.

“Het is een feit dat de 3500 personeelsleden, die iedere dag pendelen, maar een kleine invloed uitoefenen. Maar toch is de MIVB erg bekommerd om mobiliteit in Brussel. En als we een aantal mensen kunnen aanbieden om thuis te werken, is het alleen maar voordelig voor onze omgeving en de leefbaarheid van onze hoofdstad.”

Het is een project in wording. IP zal worden veralgemeend. Zo voorzien we om alle metrostations uit te rusten met op afstand te ontsluiten toegangsdeuren. Op het niveau van de deuren bevinden zich parlofoons die in het IP-netwerk zijn geïntegreerd. Als er een oproep komt van deze laatste, kan de MIVB deze doorsturen naar de kiosk in het station, naar een andere ondersteunende dienst van de betrokken zone of naar een dienst van de algemene beveiliging. Een andere mogelijkheid: de beelden van de videocamera op IP onmiddellijk naar de parlofoon sturen.

Volgens hetzelfde principe zullen de medewerkers boodschappen via de telefoon op IP kunnen uitzenden in een bepaalde zone van het metrostation, met behulp van een code.

Tenslotte zal de MIVB mobiele radiozenders integreren bij het IP-netwerk. “De technologie op IP zal de norm worden voor onze volledige communicatie,” verzekert Karel Van Oostveldt. “De overstap naar IP-systemen maakt een integratie mogelijk met verschillende informatica- en telecomtoepassingen, zoals alarmsystemen. Vanaf dat moment kunnen we automatisch alarmen versturen naar de dichtstbijzijnde veiligheidsdiensten. We moeten alles in het werk stellen om de veiligheid van onze passagiers te garanderen!”

° Overtuig uzelf van de eenvoud en de efficiëntie van de ondersteuning. Wat strategisch is, moet gecoverd worden. Laat u niet om de tuin leiden met gadgets…

° Na de implementatie zal er over u worden geoordeeld. Het project moet worden afgestemd op de verwachtingen en de hoop van de gebruikers. Als ze teleurgesteld zijn, kunnen ze de oplossing verwerpen.

° Ja, u zal kosten besparen! Maar denk eerst aan de voordelen in termen van efficiëntie en productiviteit. Er is heel wat meer te winnen…

° Investeer in opleidingen. Sensibiliseer en motiveer de toekomstige gebruikers. Vertrek van het principe dat u hen het project moet ‘verkopen’!