Waarom met een project Managed Print Services beginnen?

De ‘drivers’ zijn altijd dezelfde, constateert Ricoh. De eerste, in termen van belangrijkheid, is de kosten beperken. Daarna de productiviteit verhogen. En dan de processen verbeteren.

Klein verschil bij HP: optimalisatie van de infrastructuur, verbetering van de informatiestromen… en milieubeheer. Geen prioriteitenvolgorde daarentegen, elk project is verschilend.

Volgens Xerox zou de jacht op de kosten prioritair geworden zijn, gevolgd door een rationalisering van de infrastructuren. “Dat betekent niet noodzakelijk de jacht op de verborgen kosten. Die blijven altijd onderschat, soms zelfs genegeerd”, nuanceert Marc David, Office Director. “Meestal zijn de organisaties zich bewust dat ze de controle moeten kunnen verbeteren, niet alleen van het park, maar ook van het gebruik ervan.”

Als de oefening correct gebeurt op het niveau van het printen, het kopiëren, het faxen en het digitaliseren kan de jacht op de kosten zwakheden blootleggen op het niveau van bepaalde bedrijfsprocessen, bevestigt Sharp. Met in het vooruitzicht kostenbesparingen van rond de 30%. Wilbert Hendriks, Manager Product Marketing Document Systems: “Ik constateer ook dat veel bedrijven zich opnieuw willen focussen op hun corebusiness. Dat motiveert hen om het beheer van de prints en documenten te outsourcen. Het is een belangrijkere ‘driver’ dan men zich kan indenken...”

Bepaalde gebeurtenissen kunnen ook leiden tot een grondige bezinning, meent Pascal Hias, Services Manager, Managed Enterprise Solutions, HP. “Een verhuis, met name, biedt de gelegenheid om zijn infrastructuur opnieuw te bekijken, en zeker ook zijn processen. Onderschat zeker ook de impact van nieuwe regelgeving niet, met name op het vlak van elektronische archivering. De digitalisering kan daardoor in een nieuw licht komen te staan, een opportuniteit waarop men moet inspelen. Maar in alle gevallen komt het altijd terug op de kosten…”

“De analisten zijn het erover eens dat de infrastructuur maar 10% uitmaakt van de totale kost, terwijl documenten creëren en opzoeken respectievelijk 40 en 20% vertegenwoordigen”, bemerkt Tom Dehouck, Manager Managed Document- & Outsourcing Services, Ricoh. “Men moet dus verder kijken dan de afdrukken, de documenten in rekening brengen, de workflows die ermee samen hangen.”

Niet gemakkelijk. Het gaat trouwens langzaam, zeer langzaam, betreurt Pierre Collette, Marketing & Communications Manager, Xerox. Begin jaren 2000 dachten de analisten dat de MFP’s 80% van de printers zouden vervangen. Fout! “Alhoewel we vandaag altijd maar meer MFP verkopen, constateren we ook dat er nog steeds evenveel traditionele printers zijn! Belangrijkste reden: de slechte kennis van het park. Dat is en blijft een grote wazige vlek…”

Onwetendheid uit wanbeheer. De oorzaak ligt vaak bij het gebrek aan interesse voor de taken die weinig opbrengen vanuit ICT-standpunt. “Anderzijds is er een concreet probleem van beschikbaarheid”, observeert Hendrik De Hertogh, Sales Manager, Kyocera Mita. “Met - zoals we in sommige organisaties zien – tot 80 modellen van machines van een vijftiental constructeurs, is de chaos nooit veraf. Het is niet gemakkelijk om er nog klaar in te zien en te rationaliseren. Vandaar de verleiding van de laisser-faire door de contracten van de verschillende leveranciers te verlengen…”

Met die bedenking komen we bij de barrières. De initiële complexiteit van een MPS-project schrikt veel bedrijven af. Tegelijkertijd zijn de verwachtingen hoog gespannen. Bijvoorbeeld de contracten uniformiseren om nog slechts één enkele vervaldatum te hebben. Zo kan men meer gewicht in de schaal leggen bij een discussie over de verlenging, merkt men nog op bij Kyocera Mita.

“Men stoot telkens weer op rivaliteiten tussen IT en algemene diensten”, betreurt Didier Bertho, Managed Services Director, Econocom Group. “Als dat het geval is, is het moeilijk om de onderneming te mobiliseren, eenvoudigweg omdat men de kosten niet kent. Men vermoedt dat het duur is, maar anderzijds heeft men geen tastbare elementen om het belang van de uitgaven te beoordelen. Ten slotte zijn er de ‘sociale verworvenheden’ van het genre ‘ik heb altijd al een persoonlijke printer gehad, waarom nu niet meer?’”

En dus is het moeilijk om het project te starten – waar moet men beginnen? Aanvankelijk zal de doelstelling zich ook beperken tot een vermindering van het park of een consolidatie, zegt Xerox. “Vandaag kunnen enkel specialisten echt MPS-processen implementeren door ze te integreren in de bedrijfsprocessen. Deze complexiteit, die een rem kan blijken, is tegelijkertijd ook een ‘driver’”, garandeert Hendrik De Hertogh (Kyocera Mita).

Drijvende of remmende krachten… Koen Booghmans, Business Development Manager Frontend Solutions, RealDolmen, adviseert zich te houden aan het doel: “Gezien de kostenbeperking de belangrijkste reden is, moeten we aanvaarden dat het een doel is dat moeilijk te bereiken is, dat zich niet laat samenvatten door een vermindering van de kost per pagina die in rekening gebracht wordt, en dus op de een of andere manier gefactureerd is. Vaak zorgt een goed gestructureerde SPOC voor een vermindering van de financiële last van het materiaal, maar ook van het verbruik en de services. De functionele optimalisatie is een ander aspect dat niet verwaarloosd mag worden. Het vergt een perfecte integratie van het documentbeheer met de digitalisering, de faxen en het kleurgebruik. En laat ons het technisch gebruik van de oplossing niet vergeten die de pannes moet voorkomen, ze moet opsporen en oplossen. Het is duidelijk een voorafgaande audit die de verschillende aspecten van een MPS-project zal actualiseren.”