zorg voor de organisatie, de techniek volgt!

Archiveren, dus. Maar om wat te doen? Om aan welke noden te beantwoorden? Men moet duidelijk opslag, archivering en archivering met bewijswaarde niet door elkaar halen. “Dit is wel degelijk een ondergewaardeerd activiteitendomein,” zegt Jacques Wieczorek, Practice Manager Public & Health Care, NRB, met spijt. “Men haalt opslag en archivering nog vaak door elkaar. Weinig organisaties zijn zich bewust van de dimensie ervan, van wat er op het spel staat. Men praat honderduit over elektronisch archiveren, wettelijk archiveren of archiveren met bewijskracht – terwijl de sector niet gereglementeerd is en men zich nog altijd baseert op de artikels 1317 en 1322 van het burgerlijk wetboek. Daarbij wordt ook vergeten dat, in het oog van de wet, de rechter het laatste woord heeft op basis van de bewijzenbundel…”


Yannis Nakos, Voorzitter van Document@work, versterkt het idee door in herinnering te brengen dat het voornaamste doel van archivering niet is om alles te bewaren, maar wel om het terug te vinden, te reconstrueren en eventueel, te kunnen bewijzen. “Net zoals de dematerialisatie moet de archivering worden geïntegreerd in het informatiesysteem, waarbij hij indien nodig gewijzigd moet worden, onder andere, om rekening te kunnen houden met bepaalde beperkingen. Ook vereist de beslissing om een dergelijk project te lanceren informatie-elementen die de inzet verduidelijken, de risico’s en ook de kosten en de verwachte ROI.”

De technische oplossingen die geïmplementeerd moeten worden, hangen af van een groot aantal technologische factoren – functioneel of operationeel inherent aan de arbeidscontext. Het vinden van een oplossing die zowel aan de huidige verwachtingen beantwoordt als de mogelijke evoluties in overweging neemt, is een noodzakelijke stap. “We hebben ons te lang tevredengesteld met het kopen van schijfcapaciteit, zonder te denken aan de levenscyclus van data”, stelt Jacques Wieczorek (NRB) vast. “De elektronische archivering moet een antwoord bieden op problemen die zich stellen door de veroudering van de dragers en de codeerformaten, en hij moet ook beantwoorden aan de noodzaak om digitale documenten en data te identificeren en te beschrijven. Voor het bedrijf gaat het erom te anticiperen op het risico van de niet-beschikbaarheid van gegevens bij een juridisch of technisch probleem, en om dit te doen tegen de beste kostprijs. De duurzaamheid moet worden gegarandeerd. Een echte uitdaging!”

Het is een meerdimensionaal en veelvormig project met juridische, organisatorische en informatica-aspecten. Het is ook hybride in die zin dat men rekening moet houden met gestructureerde en niet-gestructureerde gegevens en met gegevens uit diverse kanalen. Volgens André Rooms, medeoprichter van Merak, kan men een archiveringsaanpak niet improviseren: hij moet bestuurd worden, voorbereid en georganiseerd. “De business en de producerende diensten moeten betrokken worden, niet louter de informatica. En men moet een change management opstarten.”

En inderdaad, hoewel de implementatie van een elektronisch archiveringsplatform niet noodzakelijk leidt tot grote investeringen in hard- en software, vereist ze wel een bewustwording van het probleem dat zich stelt door het duurzaam maken van digitale informatie, een op niveau brengen van gevarieerde en complementaire competenties. “Het is een transversaal proces,” bevestigt Didier Van Speybroeck (Silicon Group), “waarbij tal van diensten zijn betrokken: archiveringsdiensten, informaticadiensten, businessdiensten, kwaliteits- of methodediensten,..”

Een algemeen en vaak complex proces. In de gezondheidssector, illustreert Jacques Wieczorek (NRB), moet men rekening houden met de deontologie van het medisch recht en het Europees gerechtsapparaat. “Hoe zit het bijvoorbeeld met het principe van de vertrouwde derde partij. Kan dit worden verzekerd binnen de gezondheidsorganisatie of door haar? Tot nu toe zijn dit vragen waar geen antwoord voor bestaat. We gaan stapsgewijs verder…”

De belangrijkste hinderpaal die men moet vermijden is overhaast te werk gaan en opslag en archivering door elkaar te halen! Opslagpraktijken die misschien onmiddellijk werken, maar geen enkele garantie bieden. “De implementatie van elektronische archivering vereist dat een minimum aantal regels worden gerespecteerd – dezelfde regels die al sinds lang worden toegepast voor de papieren archieven. En op dat vlak maakt de ervaring van Merak het verschil,” meent André Rooms.

De techniek is secundair. Het is een vergissing om te denken dat de techniek het gebruikelijke ingangspunt van archiveringsprojecten is, alsof het alleen maar ging om een kwestie van tools of alsof de dematerialisatie transparant was voor de gebruikers. In werkelijkheid zal de dematerialisatie de gebruikers storen en destabiliseren, zelfs als ze gevormd zijn voor de implementatie ervan. “De eliminatie van de hardwaredrager is een breuk in de praktijken, de gewoonten en de processen die de organisatie structureren; het is soms ook een breuk in de verhoudingen tussen individuen, in de formele en informele structuren van macht en autoriteit,” benadrukt Yannis Nakos (Document@Work).

Het is primordiaal dat een bepaald aantal elementen zijn geïdentificeerd (betrokken documenten, gebruikers, businessprocessen, reglementering,…). De elektronica moet beantwoorden aan de noden op het vlak van beheer, governance en rationalisatie van informatie. Zo is de dematerialisatie niet het antwoord op alle problemen van het beheer van informatie en archieven dat men op gestandaardiseerde wijze kan toepassen. Het is overigens van belang om alle derden die potentieel iets te maken hebben met het beoogde dematerialisatieproces, te betrekken. Wat de elektronische archivering betreft, deze kan worden gezien als een gevolg van de dematerialisatie. “Bij NRB steunen onze diensten op het respect van twee grote normen, die de archivering perfect omkaderen: ISO/IEC 15489 en ISO/IEC 30300”, verdedigt Jacques Wieczorek zich. “Alleen via een hoge graad van normalisatie kunnen archiveringssystemen betrouwbaar zijn, integer, conform en systematisch, vier fundamentele kenmerken.”

Elektronische archivering mag vooral niet worden ervaren als een eenvoudige transformatie van de traditionele papieren archivering naar een elektronische vorm, noch als een beperking. In werkelijkheid stemt het overeen met een nieuwe organisatie van het informatiesysteem van organismen, zowel openbaar al privé, en vereist het dat er rekening wordt gehouden met de volledige levenscyclus van data. “Bedrijven hebben veel te winnen,” denkt Didier Van Speybroeck (Silicon Group). “Deze informatie leidt tot kennis, wat een belangrijke en zelfs essentiële sleutel is om de concurrentie aan te kunnen die alsmaar scherper wordt, ongeacht het domein.”

Geen “big bang” maar een afgemeten benadering, gebaseerd op resultaten, adviseert Jacques Wieczorek (NRB). “Het dematerialiseren van informatie is geen doel op zich. Het gaat om een antwoord op duidelijk geïdentificeerde noden die gerealiseerd moeten worden, zowel met het oog op de wetgeving en de reglementering, als interne praktijken van de organisatie of nog zijn vermogen om zich te integreren met het bestaande informatiesysteem.”

Het Change Management mag niet worden verwaarloosd. “We onderschatten het, en dus hebben we er geen budget voor,” zegt Yannis Nakos (Document@Work) met spijt. “Het is een businessproject, buiten de IT-sfeer.” Nadat de partijen die zullen deelnemen aan het project of beïnvloed worden door het project zijn geïdentificeerd, is het ook absoluut noodzakelijk om een beleid op te stellen voor change management zodat de betrokken spelers zo vroeg mogelijk zijn betrokken. Ze moeten begeleid worden, we moeten de juiste signalen sturen.

En dan moeten de gebruikers, die uiteraard vooraan zullen staan, de voorrang krijgen. We moeten ervoor zorgen dat ze meedoen, benadrukt Didier van Speybroeck (Silicon Group) nog: “De acceptatie van de gebruikers is een onvermijdelijke voorwaarde voor het succes van een implementatie.”